FEFO und Chargenrückverfolgung

Zwei gängige Regeln entscheiden, welcher Karton ein Lager zuerst verlässt. FIFO (first in, first out) versendet, was zuerst angekommen ist. FEFO (first expiry, first out) richtet sich nach dem Verfallsdatum und versendet zuerst, was am frühesten verfällt. Die EU-GDP-Leitlinien verlangen, dass Arzneimittelbestand nach FEFO ausgelagert wird, und erwarten, dass jede Ausnahme dokumentiert wird.

Wann unterscheiden sich FIFO und FEFO?

An den meisten Tagen führen beide Regeln zum selben Ergebnis. Die Charge, die zuerst ankam, wurde meist auch zuerst hergestellt und verfällt deshalb auch zuerst.

Der Unterschied zeigt sich, wenn diese Reihenfolge durchbrochen wird. Ein Lieferant schickt vielleicht eine ältere Charge nach einer neueren. Bestand, der aus einem anderen Lager kommt, hat möglicherweise eine kürzere Restlaufzeit als die Ware, die schon im Regal steht. FIFO schaut auf das Eingangsdatum und lässt die kürzer datierte Ware warten. FEFO holt das früheste Verfallsdatum nach vorn, und das Produkt hat so eine bessere Chance, vor Ablauf verwendet zu werden.

Wo wird die Chargennummer erfasst?

Die Chargenrückverfolgung entsteht an drei Punkten im Lager.

1. Beim Wareneingang werden jede Chargennummer und jedes Verfallsdatum mit den Lieferpapieren abgeglichen und ins System eingegeben.
2. Im Lager wird die Charge zusammen mit ihrem Regalplatz geführt, und verschiedene Chargen werden getrennt gehalten.
3. Der Versandnachweis zeigt dann, wie viele Einheiten welcher Charge an welchen Kunden gingen.

Sind diese drei Aufzeichnungen verknüpft, liegt für jede Frage zu einer Charge eine Antwort bereit: wie viele Einheiten im Regal liegen und wie viele wohin gingen. Genau das macht einen Rückruf möglich, und zwar schnell. Den Rückrufprozess behandeln wir in einem eigenen Artikel.

Bestand kurz vor dem Verfall

Viele Kunden nehmen Ware nur an, wenn noch eine vertraglich vereinbarte Mindestrestlaufzeit übrig ist. Eine Charge, die unter diese Grenze fällt, kann unverkäuflich werden, während sie unversehrt im Regal liegt.

Deshalb muss Bestand, dessen Verfall näher rückt, früh sichtbar sein. Meldet das Lager regelmäßig die Chargen, die vor einem bestimmten Datum verfallen, hat der Produkteigentümer Zeit zu entscheiden, was mit ihnen geschieht. Ein später Bericht lässt keine Zeit mehr für eine Entscheidung.

Bestandsstatus: verfügbar, in Quarantäne, zurückgewiesen

Jeder Artikel im Bestand hat einen Status. Verfügbarer Bestand kann versendet werden. Ware in Quarantäne wartet auf eine Entscheidung: Eine Retoure, ein beschädigter Karton oder eine Charge in Untersuchung gehört hierher. Zurückgewiesene Ware geht nicht in den verkaufsfähigen Bestand zurück, und der Produkteigentümer entscheidet, was mit ihr geschieht.

Der Status muss an zwei Stellen zugleich sichtbar sein. Ein Karton in Quarantäne steht in einem separaten Bereich oder ist deutlich gekennzeichnet, und er ist zusätzlich im System gesperrt. Ware, deren Status nur an einer der beiden Stellen erscheint, kann versehentlich versendet werden.

Das System wendet die Regel an, Ausnahmen werden aufgezeichnet

Diese Regeln bei jedem Auftrag von Hand anzuwenden, ist mühsam und fehleranfällig. Ein Lagerverwaltungssystem (WMS) erstellt die Kommissionierliste nach FEFO, hält Bestand in Quarantäne aus den Aufträgen heraus und überträgt die Chargendaten auf die Versandpapiere.

Manchmal muss die Regel ausgesetzt werden. Ein Kunde verlangt vielleicht eine bestimmte Charge, oder der Produkteigentümer möchte, dass eine Charge zuerst geht. Dann wird der manuelle Eingriff mit seinem Grund aufgezeichnet. Ausnahmen sind erlaubt, Ausnahmen ohne Aufzeichnung nicht.

In der Türkei geht die Rückverfolgbarkeit bei Arzneimitteln noch einen Schritt weiter: Jede Packung hat ihre eigene Seriennummer. Was das im Lager bedeutet, erklären wir im Artikel über İTS.