FEFO et traçabilité des lots

Deux règles courantes décident de la boîte qui quitte l’entrepôt en premier. La règle FIFO (first in, first out, ou premier entré, premier sorti) expédie ce qui est arrivé en premier. La règle FEFO (first expiry, first out, ou premier périmé, premier sorti) regarde la date de péremption et expédie d’abord la plus proche. Les lignes directrices EU GDP demandent que le stock de médicaments tourne selon la règle FEFO, et que chaque exception soit documentée.

Quand la différence entre FIFO et FEFO apparaît-elle ?

La plupart du temps, les deux règles donnent la même réponse. Le lot arrivé en premier a généralement été fabriqué en premier ; il se périme donc aussi en premier.

La différence apparaît quand cet ordre se rompt. Un fournisseur peut livrer un lot plus ancien après un lot plus récent. Un stock transféré d’un autre entrepôt peut avoir une durée de vie restante plus courte que celui déjà en rayon. La règle FIFO regarde la date d’arrivée et laisse attendre les produits à date courte. La règle FEFO fait passer en tête la date de péremption la plus proche, ce qui donne au produit plus de chances d’être utilisé avant d’être périmé.

Où le numéro de lot est-il enregistré ?

La traçabilité des lots se construit en trois points de l’entrepôt.

1. À la réception, chaque numéro de lot et chaque date de péremption sont vérifiés par rapport aux documents d’expédition, puis saisis dans le système.
2. Au stockage, le lot est suivi avec son emplacement en rayonnage, et les différents lots sont tenus séparés.
3. L’enregistrement d’expédition indique ensuite combien d’unités de quel lot sont parties chez quel client.

Quand ces trois enregistrements sont reliés, toute question sur un lot a sa réponse toute prête : combien d’unités sont en rayon, combien sont parties et où. C’est ce qui rend un rappel possible, et rapide. Nous traitons le processus de rappel dans un article dédié.

Le stock proche de la péremption

Beaucoup de clients n’acceptent les produits que s’il leur reste une durée de vie résiduelle minimale, fixée par contrat. Un lot qui passe sous ce seuil peut devenir invendable alors qu’il est intact sur l’étagère.

C’est pourquoi le stock qui approche de sa date de péremption doit être visible tôt. Quand l’entrepôt signale régulièrement les lots qui périmeront avant une date donnée, le propriétaire du produit a le temps de décider de leur sort. Un signalement tardif ne laisse plus le temps de décider.

Statut du stock : disponible, en quarantaine, refusé

Chaque article en stock a un statut. Le stock disponible peut être expédié. Les produits en quarantaine attendent une décision : un retour, un carton endommagé ou un lot en cours d’investigation en font partie. Les produits refusés ne retournent pas dans le stock vendable, et le propriétaire du produit décide de leur sort.

Le statut doit apparaître à deux endroits à la fois. Un carton en quarantaine est placé dans une zone séparée ou clairement identifié, et il est également bloqué dans le système. Un produit dont le statut n’apparaît qu’à l’un de ces deux endroits peut être expédié par erreur.

Le système applique la règle, les exceptions sont enregistrées

Appliquer ces règles à la main sur chaque commande est difficile et source d’erreurs. Un système de gestion d’entrepôt (WMS) établit la liste de prélèvement selon la règle FEFO, écarte des commandes le stock en quarantaine et reporte les données de lot sur les documents d’expédition.

Il faut parfois déroger à la règle. Un client peut demander un lot précis, ou le propriétaire du produit peut vouloir faire sortir un lot en priorité. Dans ce cas, la dérogation manuelle est enregistrée avec son motif. Les exceptions sont permises ; les exceptions non enregistrées ne le sont pas.

En Turquie, la traçabilité des médicaments va encore plus loin : chaque boîte porte son propre numéro de série. Nous expliquons ce que cela implique à l’entrepôt dans l’article sur l’İTS.