FEFO и прослеживаемость по сериям

FEFO означает, что первым со склада уходит продукт с ближайшим сроком годности; по этому правилу расходуются запасы лекарств. Номер серии и срок годности фиксируют при приёмке, при хранении и при отгрузке. Именно эти записи делают отзыв возможным и быстрым.

Какая коробка покинет склад первой, решают два распространённых правила. FIFO («первым пришёл, первым ушёл») отгружает то, что поступило раньше. FEFO («первым истекает, первым уходит») смотрит на срок годности и первым отгружает товар с ближайшим сроком. Руководство EU GDP требует, чтобы запасы лекарств расходовались по FEFO, а каждое исключение документировалось.

Когда FIFO и FEFO расходятся?

В большинстве случаев оба правила дают один и тот же ответ. Серия, поступившая первой, обычно и произведена раньше, поэтому и срок её годности истекает раньше.

Разница проявляется, когда этот порядок нарушается. Поставщик может прислать более старую серию после более новой. У запасов, переведённых с другого склада, остаточный срок годности может оказаться меньше, чем у тех, что уже стоят на стеллаже. FIFO смотрит на дату поступления, и товар с более коротким сроком продолжает ждать. FEFO выдвигает вперёд ближайший срок годности, и у продукта становится больше шансов быть использованным до истечения срока.

Где фиксируется номер серии?

Прослеживаемость по сериям выстраивается на складе в трёх точках.

При приёмке каждый номер серии и срок годности сверяют с сопроводительными документами и вносят в систему.
При хранении серию отслеживают вместе с её ячейкой на стеллаже, а разные серии хранят раздельно.
Запись об отгрузке затем показывает, сколько единиц какой серии ушло какому клиенту.

Когда эти три записи связаны, на любой вопрос о серии есть готовый ответ: сколько единиц стоит на полке и сколько куда ушло. Именно это делает отзыв возможным, причём быстрым. Процесс отзыва мы описываем в отдельной статье.

Запасы с истекающим сроком годности

Многие клиенты принимают товар, только если у него остаётся минимальный остаточный срок годности, согласованный в договоре. Серия, опустившаяся ниже этой границы, может стать непригодной для продажи, хотя лежит на полке целой.

Поэтому запасы с приближающимся сроком годности должны быть видны заранее. Если склад регулярно сообщает, у каких серий срок истекает до определённой даты, у владельца продукта есть время решить, что с ними делать. Поздний отчёт времени на решение не оставляет.

Статус запасов: доступен, в карантине, забракован

У каждой позиции на складе есть статус. Доступные запасы можно отгружать. Товар в карантине ждёт решения: сюда относятся возвраты, повреждённые коробки или серии, по которым идёт расследование. Забракованный товар не возвращается в запасы для продажи, и что с ним делать, решает владелец продукта.

Статус должен быть виден сразу в двух местах. Коробка в карантине стоит в отдельной зоне или имеет чёткую маркировку и вместе с тем заблокирована в системе. Товар, статус которого виден только в одном из этих мест, могут отгрузить по ошибке.

Правило применяет система, исключения фиксируются

Применять эти правила вручную к каждому заказу трудно, и при этом легко ошибиться. Система управления складом (WMS) формирует лист отбора по FEFO, не пропускает товар в карантине в заказы и переносит данные о серии в отгрузочные документы.

Иногда от правила приходится отступать. Клиент может попросить конкретную серию, или владелец продукта может захотеть, чтобы определённая серия ушла первой. В таком случае ручное изменение фиксируют вместе с причиной. Исключения допустимы, а вот исключения без записи недопустимы.

В Турции прослеживаемость лекарств идёт на шаг дальше: у каждой упаковки есть собственный серийный номер. Что это значит для склада, мы объясняем в статье об İTS.