FEFO e rastreabilidade de lotes

Duas regras comuns decidem que caixa sai primeiro de um armazém. A FIFO (first in, first out) expede o que chegou primeiro. A FEFO (first expiry, first out) olha para a data de validade e expede primeiro a mais próxima. As diretrizes EU GDP pedem que o stock de medicamentos rode por FEFO, e esperam que toda a exceção fique documentada.

Quando é que a FIFO e a FEFO divergem?

Na maioria dos dias, as duas regras dão a mesma resposta. O lote que chegou primeiro foi geralmente também o primeiro a ser fabricado, logo é também o primeiro a expirar.

A diferença aparece quando essa ordem se quebra. Um fornecedor pode enviar um lote mais antigo depois de um mais recente. O stock transferido de outro armazém pode ter menos validade restante do que o que já está na estante. A FIFO olha para a data de chegada e deixa a mercadoria com validade mais curta à espera. A FEFO coloca a validade mais próxima à frente, o que dá ao produto uma melhor hipótese de ser usado antes de expirar.

Onde fica registado o número de lote?

A rastreabilidade de lotes constrói-se em três pontos do armazém.

1. Na receção, cada número de lote e data de validade são conferidos com os documentos de transporte e introduzidos no sistema.
2. No armazenamento, o lote é seguido junto com a sua localização na estante, e lotes diferentes ficam separados.
3. O registo de expedição mostra depois quantas unidades de que lote foram para que cliente.

Quando estes três registos estão ligados, qualquer pergunta sobre um lote tem uma resposta pronta: quantas unidades estão na estante e quantas foram para onde. É isso que torna uma recolha possível, e rápida. Analisamos o processo de recolha num artigo à parte.

Stock perto da validade

Muitos clientes só aceitam mercadoria se ficar um prazo mínimo de validade restante, acordado em contrato. Um lote que desça abaixo desse limite pode tornar-se invendável enquanto está intacto na estante.

É por isso que o stock perto da validade precisa de ser visível com antecedência. Quando o armazém informa regularmente quais os lotes que vão expirar antes de uma determinada data, o titular do produto tem tempo para decidir o que fazer com eles. Um relatório tardio não deixa tempo para decidir.

Estado do stock: disponível, em quarentena, rejeitado

Cada item em stock tem um estado. O stock disponível pode ser expedido. A mercadoria em quarentena aguarda uma decisão: uma devolução, uma caixa danificada ou um lote sob investigação encaixam aqui. A mercadoria rejeitada não volta ao stock vendável, e o titular do produto decide o que lhe acontece.

O estado tem de estar visível em dois sítios ao mesmo tempo. Uma caixa em quarentena fica numa área separada ou claramente identificada, e fica também bloqueada no sistema. Mercadoria cujo estado só aparece num desses dois sítios pode ser expedida por engano.

O sistema aplica a regra, as exceções ficam registadas

Aplicar estas regras manualmente em cada encomenda é difícil e propício a erros. Um sistema de gestão de armazém constrói a lista de recolha por FEFO, mantém o stock em quarentena fora das encomendas e transporta os dados de lote para os documentos de expedição.

Por vezes a regra tem de ser posta de lado. Um cliente pode pedir um lote específico, ou o titular do produto pode querer que um determinado lote saia primeiro. Quando isso acontece, a exceção manual fica registada com o respetivo motivo. Exceções são permitidas; exceções não registadas não são.

Na Turquia, a rastreabilidade de medicamentos vai um passo mais além: cada embalagem tem o seu próprio número de série. Explicamos o que isso significa no armazém em artigo sobre o İTS.