Preparação para recolhas

Uma recolha pode começar a qualquer momento, e a primeira pergunta é sempre a mesma: onde está este lote? Um armazém capaz de responder depressa e por completo já resolveu a parte mais difícil de uma recolha antes de ela sequer começar. É por isso que a preparação acontece antes de qualquer recolha chegar.

O que pede a GDP?

O capítulo 6 das diretrizes EU GDP fixa algumas expectativas claras:

• As operações de recolha podem ser iniciadas de imediato, a qualquer momento.
• Os registos de distribuição estão prontamente disponíveis para os responsáveis pela recolha. Contêm as moradas e os contactos dos clientes, dentro e fora do horário de funcionamento, os números de lote e as quantidades entregues, incluindo produtos exportados e amostras.
• Cada recolha é registada à medida que acontece, e o seu andamento é redigido num relatório final.
• A eficácia dos procedimentos de recolha é avaliada com regularidade, pelo menos uma vez por ano.

Qual é o papel do armazém?

A decisão de recolher parte do titular do produto ou da autoridade competente, e é o titular do produto que trata das comunicações formais. O armazém torna essa decisão exequível no terreno. Os passos costumam seguir esta ordem:

1. Os lotes afetados são localizados em stock e bloqueados de imediato: fisicamente segregados, e bloqueados no sistema para não poderem ser expedidos.
2. Todas as expedições desses lotes são listadas com o cliente, a data e a quantidade.
3. As comunicações que o titular do produto envia aos clientes apoiam-se nessa lista.
4. A mercadoria devolvida é recebida numa área separada e nunca se mistura com o stock vendável.
5. As quantidades entregues e as quantidades recuperadas são reconciliadas, e qualquer diferença é explicada.
6. Fica um registo de cada passo.

Tudo isto depende de a rastreabilidade de lotes estar correta desde o início. Se o número de lote não foi captado na receção ou na expedição, o segundo passo transforma-se em adivinhação.

O que mostra uma recolha simulada?

A melhor forma de medir a preparação é um ensaio. Escolhe-se um lote real e produz-se a sua lista de expedição como se estivesse a ser recolhido, sem mover qualquer mercadoria. O exercício mostra duas coisas: quanto tempo demora a produzir a lista, e onde estão as falhas. Um número de telefone de cliente em falta, uma amostra expedida que o sistema não mostra ou um registo mantido à mão vêm à luz antes de uma recolha real os expor.

O resultado da recolha simulada também fica registado. Pode alimentar a avaliação regular dos procedimentos de recolha.

Em resumo

A preparação para recolhas vê-se nos registos. A data da última recolha simulada e o que ela encontrou dizem muito sobre um armazém. O enquadramento mais amplo está descrito em O que são as Boas Práticas de Distribuição?