FEFO y trazabilidad por lote

Dos reglas habituales deciden qué caja sale primero de un almacén. FIFO (first in, first out; primero en entrar, primero en salir) expide lo que llegó antes. FEFO (first expiry, first out; primero en caducar, primero en salir) mira la fecha de caducidad y expide antes la más próxima. Las directrices EU GDP piden que el stock de medicamentos rote por FEFO, y esperan que cada excepción quede documentada.

¿Cuándo difieren FIFO y FEFO?

La mayoría de los días, las dos reglas dan la misma respuesta. El lote que llegó primero solía fabricarse primero, así que también caduca primero.

La diferencia aparece cuando ese orden se rompe. Un proveedor puede enviar un lote más antiguo después de uno más reciente. El stock transferido desde otro almacén puede tener menos vida útil restante que el que ya está en la estantería. FIFO se fija en la fecha de llegada y deja esperando la mercancía con menos vida útil. FEFO coloca la caducidad más próxima en primer lugar, lo que da al producto más posibilidades de usarse antes de caducar.

¿Dónde se registra el número de lote?

La trazabilidad por lote se construye en tres puntos del almacén.

1. En la recepción, cada número de lote y fecha de caducidad se contrasta con los documentos de envío y se registra en el sistema.
2. En el almacenaje, el lote se sigue junto con su ubicación en la estantería, y los distintos lotes se mantienen separados.
3. El registro de expedición muestra después cuántas unidades de cada lote fueron a cada cliente.

Cuando estos tres registros están enlazados, cualquier pregunta sobre un lote tiene una respuesta lista: cuántas unidades hay en la estantería y cuántas fueron a cada sitio. Eso es lo que hace posible una retirada, y rápida. Tratamos el proceso de retirada en un artículo aparte.

Stock próximo a caducar

Muchos clientes solo aceptan mercancía si queda una vida útil mínima restante, acordada en el contrato. Un lote que baja de ese límite puede volverse invendible aunque siga intacto en la estantería.

Por eso el stock próximo a caducar necesita visibilidad temprana. Cuando el almacén informa con regularidad de los lotes que caducarán antes de una fecha determinada, el propietario del producto tiene tiempo para decidir qué hacer con ellos. Un informe tardío no deja tiempo para decidir.

Estado del stock: disponible, en cuarentena, rechazado

Cada unidad en stock tiene un estado. El stock disponible puede expedirse. La mercancía en cuarentena espera una decisión: aquí entran una devolución, una caja dañada o un lote bajo investigación. La mercancía rechazada no vuelve al stock vendible, y el propietario del producto decide qué ocurre con ella.

El estado debe mostrarse en dos sitios a la vez. Una caja en cuarentena se coloca en una zona separada o queda claramente marcada, y además se bloquea en el sistema. La mercancía cuyo estado solo se ve en uno de esos dos sitios puede expedirse por error.

El sistema aplica la regla, las excepciones quedan registradas

Aplicar estas reglas a mano en cada pedido es difícil y propenso a errores. Un sistema de gestión de almacenes (SGA) genera la lista de recogida por FEFO, mantiene el stock en cuarentena fuera de los pedidos y traslada los datos del lote a los documentos de expedición.

A veces hay que dejar la regla de lado. Un cliente puede pedir un lote concreto, o el propietario del producto puede querer que salga un lote determinado primero. Cuando eso ocurre, la anulación manual se registra con su motivo. Las excepciones están permitidas; las excepciones sin registrar no.

En Türkiye, la trazabilidad de los medicamentos va un paso más allá: cada envase tiene su propio número de serie. Explicamos qué significa esto en el almacén en el artículo sobre el İTS.