⁦FEFO⁩ وتتبّع التشغيلات

هناك قاعدتان شائعتان تحددان أي علبة تغادر المستودع أولًا. قاعدة ⁦FIFO⁩ (الوارد أولًا يخرج أولًا) تشحن ما وصل أولًا. وقاعدة ⁦FEFO⁩ (الأقرب انتهاءً يخرج أولًا) تنظر إلى تاريخ انتهاء الصلاحية وتشحن الأقرب منه أولًا. وتطلب إرشادات الاتحاد الأوروبي لممارسات التوزيع الجيدة (⁦EU GDP⁩) أن يدور مخزون الأدوية وفق ⁦FEFO⁩، وأن يُوثَّق كل استثناء.

متى تختلف ⁦FIFO⁩ عن ⁦FEFO⁩؟

في أغلب الأيام تعطي القاعدتان الجواب نفسه. فالتشغيلة التي وصلت أولًا صُنعت أولًا في العادة، ولذلك تنتهي صلاحيتها أولًا أيضًا.

ويظهر الفرق عندما يختل هذا الترتيب. فقد يرسل المورّد تشغيلة أقدم بعد تشغيلة أحدث. وقد يكون المتبقي من صلاحية مخزون منقول من مستودع آخر أقل مما هو موجود على الرف. تنظر ⁦FIFO⁩ إلى تاريخ الوصول، فتترك البضاعة الأقصر صلاحية تنتظر. أما ⁦FEFO⁩ فتقدّم الأقرب انتهاءً، وهذا يمنح المنتج فرصة أكبر لأن يُستخدم قبل انتهاء صلاحيته.

أين يُسجَّل رقم التشغيلة؟

تُبنى إمكانية تتبّع التشغيلة عند ثلاث نقاط في المستودع.

1. عند الاستلام يُطابَق كل رقم تشغيلة وتاريخ انتهاء صلاحية مع مستندات الشحن، ثم يُدخل في النظام.
2. أثناء التخزين تُتتبَّع التشغيلة مع موقعها على الرف، وتُحفظ التشغيلات المختلفة منفصلة بعضها عن بعض.
3. ثم يُبيّن سجل الشحن كم وحدة من أي تشغيلة ذهبت إلى أي عميل.

وعندما تُربط هذه السجلات الثلاثة يكون لكل سؤال عن أي تشغيلة جواب جاهز: كم وحدة منها على الرف، وكم ذهب إلى أين. وهذا ما يجعل الاستدعاء ممكنًا، وسريعًا. ونتناول عملية الاستدعاء في مقال مستقل.

المخزون القريب من انتهاء الصلاحية

لا يقبل كثير من العملاء البضاعة إلا إذا بقي فيها حد أدنى من مدة الصلاحية متفق عليه في العقد. والتشغيلة التي تنزل دون هذا الحد قد تصبح غير قابلة للبيع وهي سليمة على الرف.

ولهذا يجب أن يظهر المخزون الذي يقترب من انتهاء صلاحيته في وقت مبكر. فعندما يُبلغ المستودع بانتظام عن التشغيلات التي ستنتهي صلاحيتها قبل تاريخ معين، يجد مالك المنتج وقتًا ليقرر ما يفعل بها. أما التقرير المتأخر فلا يترك وقتًا للقرار.

حالة المخزون: متاح، معزول، مرفوض

لكل صنف في المخزون حالة. فالمخزون المتاح يمكن شحنه. والبضاعة المعزولة تنتظر قرارًا، ومكان المرتجع أو الكرتونة التالفة أو التشغيلة قيد التحقيق هنا. أما البضاعة المرفوضة فلا تعود إلى المخزون القابل للبيع، ويقرر مالك المنتج مصيرها.

ويجب أن تظهر الحالة في مكانين في آن واحد. فالكرتونة المعزولة توضع في منطقة منفصلة أو تُعلَّم بوضوح، وتُحظر في النظام أيضًا. والبضاعة التي تظهر حالتها في أحد المكانين فقط قد تُشحن خطأً.

النظام يطبّق القاعدة، والاستثناءات تُسجَّل

تطبيق هذه القواعد يدويًا في كل طلب صعب وعرضة للأخطاء. ونظام إدارة المستودعات (⁦WMS⁩) يُعدّ قائمة الجمع وفق ⁦FEFO⁩، ويُبقي المخزون المعزول خارج الطلبات، وينقل بيانات التشغيلة إلى مستندات الشحن.

وأحيانًا لا بد من تجاوز القاعدة. فقد يطلب عميل تشغيلة بعينها، أو قد يريد مالك المنتج أن تخرج تشغيلة معينة أولًا. وعندئذ يُسجَّل التجاوز اليدوي مع سببه. فالاستثناء مسموح، أما الاستثناء غير المسجَّل فلا.

وفي تركيا تذهب إمكانية تتبّع الأدوية خطوة أبعد: فلكل عبوة رقم تسلسلي خاص بها. ونشرح ما يعنيه ذلك في المستودع في مقال نظام ⁦İTS⁩.