FEFO và truy xuất theo lô

FEFO nghĩa là sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất rời kho trước tiên, và hàng tồn kho dược phẩm luân chuyển theo nguyên tắc đó. Số lô và hạn sử dụng được ghi nhận khi tiếp nhận, trong lưu kho và khi xuất kho. Chính những hồ sơ đó giúp việc thu hồi khả thi và nhanh chóng.

Hai nguyên tắc phổ biến quyết định thùng hàng nào rời kho trước. FIFO (nhập trước, xuất trước) xuất bất kỳ lô nào đến trước. FEFO (hết hạn trước, xuất trước) nhìn vào hạn sử dụng và xuất lô có hạn gần nhất trước tiên. Hướng dẫn GDP của EU yêu cầu hàng tồn kho dược phẩm luân chuyển theo FEFO, và mọi trường hợp ngoại lệ đều phải được ghi lại.

FIFO và FEFO khác nhau khi nào?

Trong phần lớn các ngày, hai nguyên tắc này cho cùng một kết quả. Lô hàng đến trước thường cũng được sản xuất trước, nên cũng hết hạn trước.

Sự khác biệt bộc lộ khi thứ tự đó bị phá vỡ. Một nhà cung cấp có thể gửi một lô cũ sau một lô mới hơn. Hàng chuyển từ kho khác đến có thể có hạn sử dụng còn lại ngắn hơn hàng đã có sẵn trên kệ. FIFO chỉ nhìn vào ngày nhập và để hàng có hạn ngắn hơn phải chờ. FEFO đưa lô có hạn gần nhất lên trước, giúp sản phẩm có cơ hội tốt hơn để được sử dụng trước khi hết hạn.

Số lô được ghi nhận ở đâu?

Khả năng truy xuất theo lô được xây dựng tại ba điểm trong kho hàng.

Khi tiếp nhận hàng, số lô và hạn sử dụng của từng lô được đối chiếu với chứng từ giao hàng và nhập vào hệ thống.
Trong quá trình lưu kho, lô hàng được theo dõi cùng với vị trí trên giá kệ, và các lô khác nhau được giữ tách biệt.
Hồ sơ xuất kho sau đó cho biết bao nhiêu đơn vị của lô nào đã được giao cho khách hàng nào.

Khi ba loại hồ sơ này được liên kết với nhau, mọi câu hỏi về một lô hàng đều có sẵn câu trả lời: có bao nhiêu đơn vị còn trên kệ và bao nhiêu đã được giao đi đâu. Đó chính là điều giúp việc thu hồi trở nên khả thi, và nhanh chóng. Quy trình thu hồi được trình bày trong một bài viết riêng.

Hàng tồn kho gần hết hạn

Nhiều khách hàng chỉ chấp nhận hàng nếu còn lại một hạn sử dụng tối thiểu, theo thỏa thuận trong hợp đồng. Một lô hàng rơi xuống dưới mức đó có thể trở nên không thể bán được dù vẫn còn nguyên trên kệ.

Đó là lý do hàng tồn kho gần hết hạn cần được nhận diện sớm. Khi kho hàng báo cáo định kỳ những lô sẽ hết hạn trước một mốc thời gian nhất định, chủ sở hữu sản phẩm có thời gian để quyết định xử lý. Một báo cáo gửi muộn sẽ không còn thời gian để quyết định.

Trạng thái hàng tồn kho: sẵn sàng xuất, cách ly, loại bỏ

Mỗi mặt hàng trong kho đều có một trạng thái. Hàng ở trạng thái sẵn sàng xuất có thể được giao đi. Hàng bị cách ly đang chờ một quyết định: hàng trả về, thùng hàng bị hỏng hoặc lô đang bị điều tra đều thuộc nhóm này. Hàng bị loại bỏ không quay lại tồn kho có thể bán, và chủ sở hữu sản phẩm quyết định xử lý số hàng đó ra sao.

Trạng thái này phải được thể hiện ở hai nơi cùng lúc. Một thùng hàng bị cách ly được đặt ở khu vực riêng hoặc được đánh dấu rõ ràng, đồng thời cũng bị chặn trong hệ thống. Hàng có trạng thái chỉ thể hiện ở một trong hai nơi đó có thể bị xuất nhầm.

Hệ thống áp dụng quy tắc, ngoại lệ được ghi lại

Áp dụng các quy tắc này bằng tay cho từng đơn hàng vừa khó vừa dễ sai sót. Một hệ thống quản lý kho (WMS) tự động lập danh sách lấy hàng theo FEFO, giữ hàng đang cách ly ngoài các đơn hàng, và mang dữ liệu lô theo hàng đến tận chứng từ xuất kho.

Đôi khi quy tắc này phải được gác lại. Một khách hàng có thể yêu cầu một lô cụ thể, hoặc chủ sở hữu sản phẩm muốn một lô nào đó xuất trước. Khi điều đó xảy ra, việc can thiệp thủ công được ghi lại cùng lý do. Ngoại lệ được phép; ngoại lệ không được ghi lại thì không.

Tại Thổ Nhĩ Kỳ, khả năng truy xuất đối với thuốc còn đi xa hơn một bước: mỗi hộp thuốc có số seri riêng. Ý nghĩa của điều này trong kho hàng được trình bày tại bài viết về İTS.