⁦FEFO⁩ اور بیچ کی ٹریس ایبلٹی

دو عام اصول طے کرتے ہیں کہ گودام سے کون سا ڈبہ پہلے نکلے گا۔ ⁦FIFO⁩ (پہلے آیا، پہلے گیا) جو بھی پہلے پہنچا اسے پہلے بھیجتا ہے۔ ⁦FEFO⁩ (پہلے ختم ہو، پہلے جائے) میعاد ختم ہونے کی تاریخ دیکھتا ہے اور سب سے قریب والی کو پہلے بھیجتا ہے۔ ⁦EU GDP⁩ رہنما خطوط کا تقاضا ہے کہ ادویات کا اسٹاک ⁦FEFO⁩ کے مطابق گھومے، اور ہر استثنا دستاویزی طور پر ریکارڈ کیا جائے۔

⁦FIFO⁩ اور ⁦FEFO⁩ کب مختلف نتیجہ دیتے ہیں؟

زیادہ تر دنوں میں دونوں اصول ایک ہی جواب دیتے ہیں۔ جو بیچ پہلے پہنچا وہ عام طور پر پہلے بنا بھی تھا، اس لیے اس کی میعاد بھی پہلے ختم ہوتی ہے۔

فرق تب سامنے آتا ہے جب یہ ترتیب ٹوٹ جائے۔ سپلائر نئے بیچ کے بعد کوئی پرانا بیچ بھیج سکتا ہے۔ کسی دوسرے گودام سے منتقل ہونے والے اسٹاک کی باقی شیلف لائف ریک پر پہلے سے موجود اسٹاک سے کم ہو سکتی ہے۔ ⁦FIFO⁩ صرف پہنچنے کی تاریخ دیکھتا ہے اور کم میعاد والے مال کو انتظار میں چھوڑ دیتا ہے۔ ⁦FEFO⁩ سب سے قریب میعاد والے مال کو آگے لے آتا ہے، جس سے پروڈکٹ کے میعاد ختم ہونے سے پہلے استعمال ہونے کا امکان بڑھ جاتا ہے۔

بیچ نمبر کہاں ریکارڈ ہوتا ہے؟

بیچ کی ٹریس ایبلٹی گودام میں تین مقامات پر بنائی جاتی ہے۔

1. وصولی پر، ہر بیچ نمبر اور میعاد ختم ہونے کی تاریخ ترسیلی دستاویزات سے ملائی اور سسٹم میں درج کی جاتی ہے۔
2. ذخیرہ کاری کے دوران، بیچ کو اس کی ریک لوکیشن کے ساتھ ٹریک کیا جاتا ہے، اور مختلف بیچ الگ الگ رکھے جاتے ہیں۔
3. اس کے بعد اخراج کا ریکارڈ بتاتا ہے کہ کس بیچ کی کتنی اکائیاں کس کلائنٹ کو گئیں۔

جب یہ تینوں ریکارڈ آپس میں جڑے ہوں تو کسی بھی بیچ کے بارے میں سوال کا جواب تیار ہوتا ہے: شیلف پر کتنی اکائیاں ہیں اور کتنی کہاں گئیں۔ یہی چیز ریکال کو ممکن اور تیز بناتی ہے۔ ریکال کا عمل ہم ایک الگ مضمون میں بیان کرتے ہیں۔

میعاد کے قریب اسٹاک

بہت سے کلائنٹ مال تبھی قبول کرتے ہیں جب معاہدے میں طے شدہ کم از کم باقی شیلف لائف موجود ہو۔ جو بیچ اس حد سے نیچے چلا جائے وہ شیلف پر مکمل حالت میں پڑے پڑے بھی ناقابلِ فروخت ہو سکتا ہے۔

یہی وجہ ہے کہ میعاد کے قریب پہنچنے والا اسٹاک جلد نظر آنا چاہیے۔ جب گودام باقاعدگی سے ان بیچوں کی رپورٹ دے جو ایک مقررہ تاریخ سے پہلے ختم ہو جائیں گے، تو پروڈکٹ کے مالک کے پاس یہ فیصلہ کرنے کا وقت ہوتا ہے کہ ان کے ساتھ کیا کیا جائے۔ دیر سے آنے والی رپورٹ فیصلے کے لیے کوئی وقت نہیں چھوڑتی۔

اسٹاک کی صورتحال: دستیاب، قرنطینہ، مسترد

اسٹاک میں موجود ہر آئٹم کی ایک صورتحال ہوتی ہے۔ دستیاب اسٹاک بھیجا جا سکتا ہے۔ قرنطینہ شدہ مال کسی فیصلے کا منتظر ہوتا ہے: کوئی واپسی، خراب کارٹن یا زیرِ تحقیق بیچ اسی زمرے میں آتا ہے۔ مسترد مال دوبارہ قابلِ فروخت اسٹاک میں شامل نہیں ہوتا، اور اس کے ساتھ کیا ہو، یہ پروڈکٹ کا مالک طے کرتا ہے۔

صورتحال ایک ساتھ دو جگہ ظاہر ہونی چاہیے۔ قرنطینہ شدہ کارٹن الگ جگہ رکھا جاتا ہے یا واضح طور پر نشان زد کیا جاتا ہے، اور اسے سسٹم میں بھی بلاک کیا جاتا ہے۔ جس مال کی صورتحال صرف ایک جگہ ظاہر ہو، وہ غلطی سے بھیجا جا سکتا ہے۔

اصول سسٹم لاگو کرتا ہے، استثنات ریکارڈ کیے جاتے ہیں

ہر آرڈر پر یہ اصول ہاتھ سے لاگو کرنا مشکل اور غلطی کا شکار کام ہے۔ گودام کے انتظام کا نظام (⁦WMS⁩) چنائی کی فہرست ⁦FEFO⁩ کے مطابق بناتا ہے، قرنطینہ شدہ اسٹاک کو آرڈرز سے باہر رکھتا ہے اور بیچ کا ڈیٹا ترسیلی دستاویزات تک پہنچاتا ہے۔

کبھی کبھار اصول کو ایک طرف رکھنا پڑتا ہے۔ کوئی کلائنٹ کسی مخصوص بیچ کی درخواست کر سکتا ہے، یا پروڈکٹ کا مالک چاہ سکتا ہے کہ کوئی ایک بیچ پہلے نکلے۔ ایسا ہونے پر دستی تبدیلی اپنی وجہ کے ساتھ ریکارڈ کی جاتی ہے۔ استثنات کی اجازت ہے؛ غیر ریکارڈ شدہ استثنات کی نہیں۔

ترکی میں ادویات کی ٹریس ایبلٹی ایک قدم مزید آگے جاتی ہے: ہر پیک کا اپنا سیریل نمبر ہوتا ہے۔ گودام میں اس کا کیا مطلب ہے، ہم یہ ⁦İTS⁩ کے مضمون میں بیان کرتے ہیں۔