Hệ thống theo dõi thuốc İTS của Thổ Nhĩ Kỳ trong kho hàng

Mỗi hộp thuốc thuộc phạm vi İTS đều mang một mã vuông nhỏ. Mã đó liên kết hộp thuốc với İTS (İlaç Takip Sistemi), hệ thống theo dõi thuốc của Thổ Nhĩ Kỳ. Hệ thống này, do Cơ quan Thuốc và Thiết bị Y tế Thổ Nhĩ Kỳ (TİTCK) vận hành, biết hộp thuốc đã đi qua những công đoạn nào trong chuỗi cung ứng và hiện đang do ai nắm giữ. Với một kho hàng, hệ quả rất rõ ràng: mọi hộp thuốc đều được quét, và tồn kho trên kệ phải khớp chính xác với bản ghi trong hệ thống.

Mã này chứa những thông tin gì?

Mã DataMatrix hai chiều trên mỗi hộp thuốc mang bốn thông tin:

Nhờ số seri, ngay cả hai hộp thuốc cùng một lô cũng có thể được phân biệt. Khả năng truy xuất theo lô vì vậy đi sâu xuống đến từng hộp thuốc riêng lẻ.

Hệ thống biết một hộp thuốc đang ở đâu bằng cách nào?

Mỗi mắt xích trong chuỗi cung ứng báo cáo các chuyển động của hộp thuốc cho İTS. Khi hộp thuốc di chuyển từ nhà sản xuất đến kho hàng, rồi từ kho hàng đến nhà thuốc, bản ghi của nó di chuyển theo. Vì vậy hệ thống luôn biết ai là người nắm giữ hộp thuốc gần nhất.

Ở cuối chuỗi, dược sĩ có thể quét hộp thuốc trước khi giao cho bệnh nhân để kiểm tra tính xác thực. Một mã không khớp với hệ thống, hoặc một mã có trạng thái bất thường, sẽ lập tức bị phát hiện.

Điều gì thay đổi trong kho hàng?

İTS bổ sung một vài bước cố định vào công việc trong kho.

• Hộp thuốc được quét khi tiếp nhận, và việc tiếp nhận được báo cáo cho hệ thống.
• Khi xuất kho, mỗi hộp thuốc được quét lại một lần nữa, và báo cáo nêu rõ hộp thuốc đó được giao cho ai.
• Một mã mà hệ thống không nhận diện được, hoặc có trạng thái bất thường, sẽ không được xuất kho. Hộp thuốc đó được tách riêng, đưa vào cách ly và điều tra.
• Việc kiểm kê và hàng trả về đều tuân theo cùng nguyên tắc: tồn kho thực tế trong kho phải khớp với tồn kho mà hệ thống ghi nhận cho địa điểm đó.

Một lần kiểm kê không khớp là một dấu hiệu cảnh báo. Chênh lệch có thể đến từ lỗi quét mã hoặc từ một báo cáo còn thiếu. Cho đến khi tìm ra nguyên nhân, chênh lệch đó vẫn được coi là chưa xử lý xong.

Vì sao điều này quan trọng với một kho hàng

Với một kho hàng, İTS mang lại hai tác động quan trọng. Thứ nhất, hệ thống khiến thuốc giả khó xâm nhập vào chuỗi cung ứng hơn: một hộp thuốc có mã không tồn tại trong hệ thống sẽ bị phát hiện ngay khi quét. Thứ hai, hệ thống giúp việc thu hồi diễn ra nhanh hơn. Khi một lô bị thu hồi, hồ sơ cho biết những hộp thuốc nào của lô đó đã đi đến đâu. Cách những hồ sơ này được sử dụng được mô tả tại Sẵn sàng thu hồi.

Cách tiếp cận tại Liên minh châu Âu

Tại EU, cùng mục tiêu đó được thực hiện bằng các tính năng an toàn quy định trong Quy định Ủy quyền (EU) 2016/161 của Ủy ban châu Âu. Mỗi hộp thuốc mang hai tính năng: một mã nhận diện duy nhất và một thiết bị chống giả mạo cho biết hộp thuốc đã từng bị mở hay chưa. Phương pháp khác nhau, nhưng ý tưởng thì giống nhau. Hộp thuốc mang theo danh tính của chính nó, và danh tính đó có thể được xác minh.