Bestand in ein neues Lager verlagern

Ein Lagerumzug ist vor allem Dokumentationsarbeit: Der neue Standort ist bereit und per Mapping geprüft, bevor Ware ankommt, der Bestand wird nach Charge, Datum und Status gezählt und abgeglichen, der Transport hält die Etikettbedingung ein, und freigegeben wird erst, wenn die Zählung am neuen Standort stimmt.

Von außen sieht ein Lagerwechsel so aus, als würden Paletten an einem Ort aufgenommen und an einem anderen abgestellt. Bei Arzneimitteln und medizinischen Produkten steckt die eigentliche Arbeit in den Aufzeichnungen: wie viele Einheiten welcher Charge, in welchem Status und in welcher Bedingung bewegt wurden und wo sie gelandet sind. Dieser Artikel beschreibt die Schritte für einen sicheren Umzug.

Planung: Datum, Zeitfenster und Kommunikation

Die erste Entscheidung betrifft den Stichtag der Umstellung. Es wird ein Zeitfenster festgelegt, in dem Bestandsbewegungen ruhen oder zurückgefahren werden, und Kunden und Lieferanten werden vorab informiert. Für offene Aufträge, geplante Wareneingänge und Retouren wird schriftlich vereinbart, wer was wohin schickt.

Der neue Standort ist bereit, bevor die Ware kommt

Die neue Fläche wird auf die Lagerbedingungen gebracht, bevor das erste Produkt eintrifft. Die EU-GDP-Leitlinien verlangen für einen Lagerbereich vor seiner Nutzung ein Temperatur-Mapping; das Mapping beschreiben wir in einem eigenen Artikel. Kontinuierliche Überwachung und Alarme sollten laufen, bevor die erste Palette hereinkommt.

Auch das System muss bereit sein. Produktstammdaten, Lagerbedingungen, Kundendaten und vor allem die Chargen- und Verfallsdaten werden ins neue System geladen und geprüft. Ein einziges falsch eingegebenes Verfallsdatum kann die FEFO-Reihenfolge unbemerkt durcheinanderbringen.

Vor dem Umzug: zählen und abgleichen

Am alten Standort wird der Bestand nach Charge, Verfallsdatum und Status gezählt und mit dem System abgeglichen. Der Status ist wichtig: Verkaufsfähiger Bestand, Ware in Quarantäne und zurückgewiesene Ware dürfen sich nicht vermischen. Ob verfallene oder zurückgewiesene Ware überhaupt mit umzieht, entscheidet der Produkteigentümer.

Unterwegs

Die Ware reist in ihrer Etikettbedingung, und über den gesamten Weg werden Aufzeichnungen geführt; die EU-GDP-Leitlinien verlangen, dass die erforderlichen Bedingungen während des Transports eingehalten werden. Ware in Quarantäne behält ihren Status auch unterwegs: Sie wird gesondert gekennzeichnet und kommt am neuen Standort direkt in den Quarantänebereich.

Am neuen Standort: Zählung, Differenzen und Freigabe

Die eingehende Ware wird gezählt und mit den Aufzeichnungen des alten Standorts abgeglichen. Differenzen werden untersucht und aufgezeichnet. Nichts wird zum Verkauf freigegeben, bevor der Abgleich abgeschlossen ist. Bei serialisierten Arzneimitteln in der Türkei werden die Bewegungen so in İTS erfasst, wie es das System verlangt; İTS im Lager erklären wir gesondert.

Nach dem Umzug

In den ersten Wochen werden Auftragsgenauigkeit, termingerechter Versand und Bestandsgenauigkeit genau beobachtet, denn Fehler aus einem Umzug zeigen sich meist in diesem Zeitraum. Unser Artikel zu Lagerkennzahlen bietet einen Rahmen für diese Nachverfolgung. Die Aufzeichnungen des alten Standorts bleiben zugänglich, solange sie aufbewahrt werden müssen.