Fragen für die Auswahl eines Lagerdienstleisters

Nach den EU-GDP-Leitlinien prüft ein Unternehmen, das die Lagerung auslagert, ob sein Dienstleister für die Aufgabe kompetent ist. Erlaubnisse, Temperatur-Mapping, Überwachung und Alarme, Meldung von Abweichungen, Berichte, Rückrufe und ein Ausstiegsplan sind die Hauptthemen dieser Bewertung.

Wer die Lagerung auslagert, lagert die Verantwortung für die Qualität des Produkts nicht mit aus. Kapitel 7 der EU-GDP-Leitlinien über ausgelagerte Tätigkeiten beschreibt das Verhältnis klar. Der Auftraggeber prüft die Kompetenz des Auftragnehmers. Ein schriftlicher Vertrag legt die Pflichten jeder Seite fest. Und der Auftragnehmer gibt keinen Teil der Arbeit ohne Zustimmung des Auftraggebers an Dritte weiter.

Die folgenden Fragen sind eine erste Liste für diese Bewertung. Die meisten Antworten sollten durch ein Dokument belegt sein.

Die Anlage und ihre Bedingungen

Beginnen Sie mit dem Standort selbst:

Welche Erlaubnisse und Zertifikate haben Sie, und kann ich aktuelle Kopien sehen?
Wann wurde für die Lagerbereiche zuletzt ein Temperatur-Mapping durchgeführt? Die Bitte um Einsicht in den Bericht ist üblich.
Wird die Temperatur kontinuierlich überwacht? Wer wird benachrichtigt, wenn außerhalb der Arbeitszeit ein Alarm ausgelöst wird, und was tut diese Person dann?
Wie oft werden die Messgeräte kalibriert?
Was passiert bei einem Stromausfall, und welche Bereiche versorgt die Notstromversorgung?

Aufzeichnungen und Berichte

Wie und wie schnell werde ich bei einer Abweichung informiert?
Welche Berichte erhalte ich, wie oft und in welchem Format? Beispielberichte zu Bestand, Temperatur und Abweichungen machen das greifbar.
Wie werden Chargennummern und Verfallsdaten verfolgt, und wird der Bestand nach FEFO ausgelagert?
Wer meldet bei Produkten, die İTS- oder ÜTS-Meldungen erfordern, und auf welchem Weg?

Wenn etwas schiefgeht

Wie funktioniert Ihr Rückrufverfahren? Wann war die letzte Rückrufsimulation, und was hat sie ergeben? Was eine gute Antwort enthält, beschreibt unser Artikel zur Rückrufbereitschaft.
Wo werden Retouren und Ware in Quarantäne aufbewahrt, und wie sind sie vom übrigen Bestand getrennt?
Wie wird die eingelagerte Ware gesichert, und wer ist für ihre Versicherung zuständig?

Die Zusammenarbeit selbst

Sind Audits und Besuche willkommen, und müssen sie angekündigt werden?
Über welche Systeme werden Aufträge und Bestandsberichte ausgetauscht?
Wie werden bei Vertragsende Bestand, Aufzeichnungen und Daten übergeben? Ein Ausstiegsplan lässt sich am leichtesten zu Beginn der Zusammenarbeit vereinbaren.

Ist der Vertrag unterschrieben, muss die Zusammenarbeit gemessen werden. Wie das geht, beschreiben wir in Wie wird die Leistung eines Lagers gemessen?, den größeren Rahmen in Was ist die GDP?