Perguntas a fazer ao escolher um parceiro de armazenagem

Segundo a EU GDP, uma empresa que subcontrata o armazenamento avalia se o seu parceiro é competente para a função. Licenças, mapeamento de temperatura, monitorização e alarmes, comunicação de desvios, relatórios, recolhas e um plano de saída são os principais temas a cobrir nessa avaliação.

Subcontratar o armazenamento não subcontrata a responsabilidade pela qualidade do produto. O capítulo 7 das diretrizes EU GDP, sobre atividades subcontratadas, descreve essa relação com clareza. Quem dá o contrato avalia a competência de quem o aceita. Um contrato escrito fixa os deveres de cada parte. E quem aceita o contrato não passa nenhum trabalho a terceiros sem a aprovação de quem o deu.

As perguntas abaixo são uma lista de partida para essa avaliação. A maioria das respostas deve estar apoiada num documento.

As instalações e as suas condições

Comece pelas próprias instalações:

Que licenças e certificados detém, e posso ver cópias atuais?
Quando foi feito o último mapeamento de temperatura das áreas de armazenamento? Pedir para ver o relatório é um pedido normal.
A temperatura é monitorizada de forma contínua? Quando um alarme dispara fora do horário de funcionamento, quem é avisado e o que faz?
Com que frequência é calibrado o equipamento de monitorização?
O que acontece num corte de energia, e que áreas ficam cobertas pela alimentação elétrica de reserva?

Registos e relatórios

Se houver um desvio, como e com que rapidez serei informado?
Que relatórios vou receber, com que frequência e em que formato? Exemplos de relatórios de stock, temperatura e desvios tornam isto concreto.
Como são seguidos os números de lote e as datas de validade, e o stock roda por FEFO?
Para produtos que precisam de comunicações İTS ou ÜTS, quem as faz e como?

Quando algo corre mal

Como funciona o seu procedimento de recolha? Quando foi a última recolha simulada, e o que encontrou? O nosso artigo sobre preparação para recolhas descreve o que uma boa resposta deve incluir.
Onde ficam as devoluções e a mercadoria em quarentena, e como são separadas do resto do stock?
Como é protegida a mercadoria armazenada, e quem é responsável pelo seu seguro?

A relação em si

Auditorias e visitas são bem-vindas, e precisam de aviso prévio?
Que sistemas são usados para trocar encomendas e relatórios de stock?
Se o contrato terminar, como são entregues o stock, os registos e os dados? Um plano de saída é mais fácil de acordar logo no início da relação.

Uma vez assinado o contrato, a relação precisa de ser medida. Cobrimos isso em Como medir o desempenho de um armazém, e o enquadramento mais amplo em O que são as Boas Práticas de Distribuição?