Những câu hỏi cần đặt ra khi chọn đối tác lưu kho

Theo GDP của EU, một công ty thuê ngoài dịch vụ lưu kho phải đánh giá xem đối tác có đủ năng lực cho công việc đó hay không. Giấy phép, lập bản đồ nhiệt độ, giám sát và cảnh báo, báo cáo sai lệch, báo cáo định kỳ, thu hồi và kế hoạch kết thúc hợp đồng là những chủ đề chính cần đánh giá.

Thuê ngoài dịch vụ lưu kho không đồng nghĩa với việc chuyển giao trách nhiệm về chất lượng sản phẩm. Chương 7 của hướng dẫn GDP EU, về hoạt động thuê ngoài, mô tả rất rõ mối quan hệ này. Bên giao thuê đánh giá năng lực của bên nhận thuê. Một hợp đồng bằng văn bản quy định rõ nghĩa vụ của mỗi bên. Và bên nhận thuê không chuyển bất kỳ phần việc nào cho bên thứ ba nếu không có sự chấp thuận của bên giao thuê.

Những câu hỏi dưới đây là danh sách khởi đầu cho việc đánh giá đó. Phần lớn các câu trả lời nên có tài liệu chứng minh đi kèm.

Cơ sở vật chất và điều kiện của cơ sở

Bắt đầu từ chính cơ sở đó:

Quý công ty đang nắm giữ những giấy phép và chứng nhận nào, và tôi có thể xem bản sao hiện hành không?
Khu vực lưu kho được lập bản đồ nhiệt độ lần gần nhất là khi nào? Yêu cầu xem báo cáo là một đề nghị bình thường.
Nhiệt độ có được giám sát liên tục không? Khi có cảnh báo ngoài giờ làm việc, ai được thông báo và họ sẽ làm gì?
Thiết bị giám sát được hiệu chuẩn với tần suất nào?
Điều gì xảy ra khi mất điện, và nguồn điện dự phòng cấp cho những khu vực nào?

Hồ sơ và báo cáo

Nếu có sai lệch, tôi sẽ được thông báo bằng cách nào và nhanh đến đâu?
Tôi sẽ nhận được những báo cáo nào, với tần suất ra sao và ở định dạng gì? Báo cáo mẫu về tồn kho, nhiệt độ và sai lệch giúp câu trả lời trở nên cụ thể.
Số lô và hạn sử dụng được theo dõi như thế nào, và hàng tồn kho có luân chuyển theo FEFO không?
Với các sản phẩm cần thông báo İTS hoặc ÜTS, ai thực hiện việc đó và bằng cách nào?

Khi có sự cố

Quy trình thu hồi của quý công ty hoạt động như thế nào? Lần thu hồi thử nghiệm gần nhất là khi nào, và kết quả phát hiện được gì? Bài viết của chúng tôi về sẵn sàng thu hồi trình bày một câu trả lời tốt cần có những gì.
Hàng trả về và hàng bị cách ly được lưu giữ ở đâu, và được tách biệt khỏi tồn kho khác như thế nào?
Hàng lưu kho được bảo vệ ra sao, và ai chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng đó?

Bản thân mối quan hệ hợp tác

Việc thanh tra và tham quan có được hoan nghênh không, và có cần báo trước không?
Những hệ thống nào được dùng để trao đổi đơn hàng và báo cáo tồn kho?
Nếu hợp đồng kết thúc, tồn kho, hồ sơ và dữ liệu được bàn giao như thế nào? Một kế hoạch kết thúc hợp đồng dễ thống nhất nhất ngay khi mối quan hệ mới bắt đầu.

Khi hợp đồng đã được ký, mối quan hệ này cần được đo lường. Cách đo lường được trình bày tại Cách đo hiệu suất kho hàng, còn khuôn khổ rộng hơn được trình bày tại GDP là gì?