3PL (logistics bên thứ ba) là gì?

Trong mô hình 3PL, một công ty giao việc lưu kho, chuẩn bị đơn hàng và thường cả quản lý vận chuyển cho một nhà cung cấp logistics chuyên trách theo hợp đồng. Trong ngành dược, việc thuê ngoài không chuyển trách nhiệm sản phẩm khỏi chủ sở hữu; vai trò mỗi bên được quy định trong hợp đồng bằng văn bản.

3PL là viết tắt của third-party logistics, tức logistics bên thứ ba. Thay vì tự vận hành kho hàng của riêng mình, một công ty giao việc lưu kho sản phẩm, chuẩn bị đơn hàng và thường cả việc quản lý vận chuyển cho một đơn vị chuyên trách. Nhà cung cấp dịch vụ logistics chính là bên thứ ba, đứng giữa chủ sở hữu sản phẩm và khách hàng của chủ sở hữu đó.

1PL, 2PL, 3PL và 4PL

Cách phân loại này được dùng rộng rãi trong ngành, dù định nghĩa có đôi chút khác biệt giữa các nguồn. Về cơ bản:

Mô hình	Ai thực hiện công việc	Ví dụ điển hình
1PL	Chính công ty đó	Phân phối bằng kho hàng, xe và nhân sự của riêng mình
2PL	Nhà cung cấp một tài sản hoặc một dịch vụ	Một đơn vị vận chuyển chỉ chở hàng, một chủ nhà chỉ cho thuê không gian
3PL	Nhà cung cấp logistics cung cấp các dịch vụ liên kết với nhau	Lưu kho, quản lý tồn kho, chuẩn bị đơn hàng và báo cáo
4PL	Một đơn vị quản lý toàn bộ chuỗi thay cho chủ sở hữu	Điều phối nhiều đơn vị 3PL và đơn vị vận chuyển

Vì sao các công ty hợp tác với một đơn vị 3PL

Đầu tư là lý do phổ biến nhất. Một công ty tự xây kho hàng của mình phải gánh chi phí không gian, giá kệ, thiết bị xử lý hàng, hệ thống quản lý kho và nhân sự. Nếu hàng hóa cần bảo quản có kiểm soát điều kiện, chi phí giám sát nhiệt độ, lập bản đồ và hiệu chuẩn còn cộng thêm vào đó. Với một đơn vị 3PL, khoản đầu tư đó trở thành một khoản phí dịch vụ.

Tính linh hoạt là lý do thứ hai. Khi khối lượng hàng thay đổi theo mùa hoặc theo đợt ra mắt sản phẩm, một kho hàng cố định hoặc để trống một nửa, hoặc trở nên quá nhỏ. Lý do thứ ba là chuyên môn: với thuốc, thiết bị y tế hoặc thực phẩm bổ sung, việc ghi chép hồ sơ và hiểu biết về quy định là công việc hằng ngày của một kho chuyên trách.

Thuê ngoài trong ngành dược: ai chịu trách nhiệm?

Thực hành tốt phân phối thuốc (GDP) dành hẳn một chương riêng cho việc thuê ngoài. Theo chương 7 của hướng dẫn GDP EU, công ty thuê ngoài công việc (bên giao thuê) đánh giá xem nhà cung cấp (bên nhận thuê) có đủ năng lực hay không, và trách nhiệm của cả hai bên được quy định trong một hợp đồng bằng văn bản. Bên nhận thuê không chuyển công việc được giao cho bên thứ ba nếu không có đánh giá và chấp thuận trước của bên giao thuê.

Trong thực tế, điều này có nghĩa là việc lưu kho được thuê ngoài nhưng trách nhiệm về chất lượng sản phẩm thì không. Cách báo cáo sai lệch, ai làm gì khi thu hồi, quyền thanh tra và tiếp cận hồ sơ, tất cả đều cần được ghi vào hợp đồng. Khuôn khổ GDP rộng hơn được trình bày trong một bài viết riêng.

Cần chú ý điều gì trong hợp đồng

Các đề mục chính bao gồm:

phạm vi dịch vụ và các điều kiện bảo quản mà dịch vụ đó bao trùm,
các thước đo hiệu suất và tần suất báo cáo,
quyền sở hữu đối với tồn kho và hồ sơ,
cách xử lý chênh lệch khi kiểm kê,
bảo hiểm,
cách bàn giao tồn kho và dữ liệu khi hợp đồng kết thúc.

Cách đo hiệu suất được trình bày tại bài viết của chúng tôi về KPI kho hàng, còn những câu hỏi cần đặt ra với một nhà cung cấp được trình bày tại bài viết của chúng tôi về chọn đối tác lưu kho.