Giá lưu kho được tính như thế nào?

Hỏi giá một kho hàng, quý khách hiếm khi nhận được một đơn giá duy nhất. Quý khách sẽ nhận được một bảng gồm nhiều dòng. Đó là vì một kho hàng bán hai thứ khác nhau. Một là không gian và điều kiện bảo quản: mỗi ngày sản phẩm của quý khách nằm trên giá kệ. Hai là công sức lao động: mỗi khoảnh khắc hàng được tiếp nhận, chuẩn bị và xuất đi. Bài viết này đi qua từng dòng chi phí đó để hai báo giá có thể được so sánh trên cùng một cơ sở.

Chi phí lưu kho được tính trên cơ sở nào?

Thước đo phổ biến nhất là mức phí theo mỗi vị trí pallet mỗi ngày hoặc mỗi tháng. Hàng không đặt trên pallet, được lưu dưới dạng thùng carton hoặc đơn vị trên kệ, được tính phí theo vị trí kệ hoặc theo mét vuông. Sự khác biệt này quan trọng, vì một pallet chỉ đầy một nửa vẫn chiếm trọn một vị trí pallet. Nếu hàng của quý khách đến dưới dạng thùng carton hỗn hợp, thống nhất trước cách đóng pallet trước khi báo giá có thể làm thay đổi tổng diện tích cần dùng.

Hãy hỏi rõ mức phí được tính dựa trên số liệu tồn kho nào. Một số kho dùng tồn kho đầu tháng, một số dùng mức trung bình, một số dùng mức đỉnh. Với sản phẩm có biến động theo mùa, riêng lựa chọn này đã có thể làm thay đổi hóa đơn.

Điều kiện bảo quản làm thay đổi giá như thế nào?

Một sản phẩm ghi trên nhãn bảo quản dưới 25 °C và một sản phẩm phải giữ ở 2–⁠8 °C không có cùng chi phí lưu kho. Một phòng lạnh tiêu tốn nhiều năng lượng hơn, cần phương án dự phòng khi hệ thống làm lạnh gặp sự cố và giám sát chặt chẽ hơn, và ở phần lớn kho hàng, không gian loại này khan hiếm hơn.

Sản phẩm cần kiểm soát độ ẩm, và các nhóm hàng phải giữ tách biệt, cũng làm tăng chi phí. Hàng có mùi mạnh, hàng đang cách ly và hàng trả về chờ quyết định đều cần khu vực riêng của mình.

Công sức lao động: tiếp nhận, lấy hàng và xuất kho

Khâu tiếp nhận thường được tính phí theo pallet hoặc theo thùng carton. Khoản này bao gồm dỡ hàng, kiểm đếm, nhập số lô và hạn sử dụng vào hệ thống, và cất hàng vào vị trí.

Khâu lấy hàng thường được đo theo dòng đơn hàng hoặc theo đơn vị được lấy. Xuất một pallet nguyên tốn ít công hơn lấy từng thùng carton, và lấy từng đơn vị lẻ tốn công nhiều nhất. Khâu xuất kho cộng thêm việc xếp hàng lên xe và chứng từ giao hàng.

Đây là lý do vì sao hai công ty giữ lượng tồn kho tương tự nhau lại có thể nhận hóa đơn rất khác nhau. Một nhà sản xuất xuất vài pallet nguyên mỗi tháng và một nhà phân phối gửi nhiều đơn hàng nhỏ mỗi ngày sử dụng kho hàng theo hai cách hoàn toàn khác nhau.

Công việc giá trị gia tăng và báo cáo

Dán nhãn, đóng gói lại, đóng bộ, xử lý hàng trả về và tách riêng hàng chờ tiêu hủy thường được tính phí theo công việc hoặc theo giờ. Báo cáo tồn kho và chuyển động hàng hóa theo chuẩn thường đã bao gồm trong phần lớn báo giá. Một báo cáo tùy chỉnh, một lần tích hợp hệ thống hoặc báo cáo nhiệt độ với tần suất cao có thể là một dòng chi phí riêng.

Câu hỏi để so sánh các báo giá

• Mức phí lưu kho được tính dựa trên số liệu tồn kho nào?
• Có mức phí tối thiểu hằng tháng hoặc cam kết diện tích tối thiểu hay không?
• Đơn vị tính cho tiếp nhận, lấy hàng và xuất kho là gì: pallet, thùng carton, đơn vị hay dòng đơn hàng?
• Bảo hiểm, kiểm đếm định kỳ và hàng trả về có được bao gồm hay tính phí riêng?
• Hợp đồng kéo dài bao lâu, và giá được rà soát lại như thế nào?

Để đưa ra một mức giá sát thực tế, một kho hàng cần một vài dữ kiện: số pallet ước tính, khối lượng nhập xuất hằng tháng, quy mô đơn hàng trung bình và điều kiện bảo quản. Những dữ kiện này càng rõ ràng, càng dễ thấy vì sao các báo giá khác nhau. Những gì cần xem xét ngoài giá cả được trình bày trong bài viết của chúng tôi về chọn đối tác lưu kho.