Cách đo hiệu suất kho hàng

Hiệu suất kho hàng được theo dõi bằng một số thước đo được định nghĩa trong hợp đồng và tính theo cùng một cách mỗi tháng: độ chính xác đơn hàng, xuất hàng đúng hẹn, độ chính xác tồn kho, tuân thủ nhiệt độ, thời gian đóng sai lệch và một số thước đo khác. Xu hướng quan trọng hơn bất kỳ tháng đơn lẻ nào.

Nói một kho hàng vận hành tốt thì dễ; chứng minh điều đó cần đo lường. Phần lớn các thước đo dùng cho hiệu suất kho hàng đều đơn giản. Phần khó là thống nhất định nghĩa và đo theo cùng một cách mỗi tháng.

Những thước đo nào được sử dụng?

Bảng dưới đây liệt kê các thước đo phổ biến và cách tính từng thước đo. Không phải kho hàng nào cũng cần tất cả các thước đo này. Điều quan trọng là chọn ra những thước đo phản ánh đúng rủi ro thực tế của công việc.

Thước đo	Thể hiện điều gì	Cách tính
Độ chính xác đơn hàng	Đơn hàng có được giao đủ và đúng hay không	Số đơn hàng giao đủ và đúng, tính theo tỷ lệ trên tổng số đơn hàng đã giao
Xuất hàng đúng hẹn	Mốc giờ chốt đơn đã thỏa thuận có được tuân thủ hay không	Số đơn hàng xuất trong thời gian đã thỏa thuận sau giờ chốt đơn, tính theo tỷ lệ trên tổng số đơn hàng
Thời gian từ nhận hàng đến sẵn sàng xuất	Hàng nhập vào trở thành tồn kho sẵn sàng xuất nhanh đến đâu	Thời gian từ khi xe đến cho tới khi hàng hiển thị là sẵn sàng xuất trong hệ thống
Độ chính xác tồn kho	Tồn kho trong hệ thống có khớp với thực tế trên kệ hay không	Số vị trí không có chênh lệch khi kiểm đếm định kỳ, tính theo tỷ lệ trên tổng số vị trí được kiểm đếm
Tuân thủ nhiệt độ	Hàng có được giữ trong điều kiện quy định hay không	Số lần sai lệch và thời lượng mỗi lần
Thời gian đóng sai lệch	Vấn đề được xử lý nhanh đến đâu	Thời gian từ khi mở một sai lệch đến khi đóng sai lệch đó
Tỷ lệ khiếu nại	Vấn đề mà khách hàng nhận thấy	Số khiếu nại trong kỳ, tính theo tỷ lệ trên số đơn hàng đã giao
Thời gian xử lý hàng trả về	Hàng trả về được xử lý nhanh đến đâu	Thời gian từ khi hàng trả về đến nơi cho tới khi được xử lý xong trong hệ thống
Tỷ lệ hư hỏng	Chất lượng thao tác xử lý hàng	Số đơn vị bị phát hiện hư hỏng, tính theo tỷ lệ trên tổng số đơn vị đã xử lý
Mức sử dụng không gian	Công suất được sử dụng ra sao	Số vị trí đang chiếm dụng, tính theo tỷ lệ trên tổng số vị trí có thể sử dụng
Tồn kho hết hạn bị loại bỏ	Kết quả của công tác quản lý tồn kho	Số lượng hoặc giá trị hàng bị loại bỏ vì đã quá hạn sử dụng

Dòng cuối cùng cần một lưu ý riêng. Tồn kho hết hạn phản ánh công tác hoạch định nhu cầu của chủ sở hữu sản phẩm không kém gì kho hàng. Đóng góp chính của kho hàng là báo cáo kịp thời những hàng sắp hết hạn.

Đưa các định nghĩa vào hợp đồng

Cùng một thước đo có thể được tính theo hai cách khác nhau. Độ chính xác đơn hàng được tính theo đơn hay theo dòng hàng? Xuất hàng đúng hẹn được đo so với mốc thời gian nào? Khi một định nghĩa còn mơ hồ, hai bên nhìn vào cùng một con số nhưng lại rút ra hai kết luận khác nhau.

Đó là lý do định nghĩa, cách tính và tần suất báo cáo của từng thước đo cần được viết vào hợp đồng. Khi một định nghĩa thay đổi, số liệu cũ và số liệu mới không được so sánh trực tiếp với nhau.

Xu hướng, không phải một tháng đơn lẻ

Một tháng đơn lẻ có thể gây hiểu lầm. Một đợt cao điểm trước kỳ nghỉ lễ, một lần chuyển đổi hệ thống hoặc một lô hàng rất lớn có thể khiến một tháng trông tốt hơn hoặc xấu hơn thực tế. Điều thực sự có ý nghĩa là cùng một thước đo đó biến động ra sao qua nhiều tháng.

Khi cả hai bên cùng rà soát số liệu định kỳ, vấn đề được trao đổi ngay từ khi còn nhỏ. Nếu thời gian đóng sai lệch bắt đầu kéo dài, nguyên nhân có thể được nêu ra ngay tại cuộc họp tiếp theo.

Mục tiêu được đặt ra cùng nhau

Chúng tôi không đưa ra giá trị mục tiêu ở đây, vì mục tiêu phù hợp phụ thuộc vào sản phẩm, đặc điểm đơn hàng và hợp đồng. Mục tiêu chỉ có ý nghĩa khi cả hai bên cùng đặt ra.

Chúng tôi đã tổng hợp các câu hỏi cần đặt ra khi chọn đối tác lưu kho trong một bài viết riêng. Cách theo dõi hạn sử dụng trong kho hàng được trình bày tại FEFO và truy xuất theo lô.