Как измерять эффективность работы склада

Эффективность склада отслеживают по нескольким показателям, которые определены в договоре и каждый месяц считаются одинаково: точность выполнения заказов, своевременность отгрузки, точность учёта запасов, соблюдение температурного режима, время закрытия отклонений и другие. Тенденция важнее любого отдельного месяца.

Сказать, что склад работает хорошо, легко, а чтобы это показать, нужны измерения. Большинство показателей эффективности склада просты. Сложнее договориться об определениях и каждый месяц измерять одинаково.

Какие показатели используют?

В таблице ниже перечислены распространённые показатели и способы их расчёта. Не каждому складу нужны все. Важно выбрать те, которые отражают реальные риски работы.

Показатель	Что показывает	Как рассчитывается
Точность выполнения заказов	Отгружаются ли заказы полностью и без ошибок	Доля заказов, отгруженных полностью и без ошибок, от всех отгруженных заказов
Своевременность отгрузки	Соблюдается ли согласованное время отсечки	Доля заказов, отгруженных в согласованный срок после времени отсечки, от всех заказов
Время от приёмки до размещения	Как быстро поступивший товар становится доступным запасом	Время от прибытия машины до момента, когда товар отображается в системе как доступный
Точность учёта запасов	Совпадают ли остатки в системе с фактическими	Доля ячеек без расхождений при циклической инвентаризации от всех проверенных ячеек
Соблюдение температурного режима	Оставался ли товар в своих условиях хранения	Число температурных отклонений и длительность каждого из них
Время закрытия отклонений	Как быстро решаются проблемы	Время от открытия отклонения до его закрытия
Доля рекламаций	Проблемы, которые видит клиент	Рекламации за период в доле от отгруженных заказов
Время обработки возвратов	Как быстро обрабатываются возвраты	Время от поступления возврата до его проведения в системе
Уровень повреждений	Качество обращения с грузом	Доля единиц, обнаруженных повреждёнными, от всех обработанных единиц
Использование мест хранения	Как используется вместимость склада	Доля занятых мест хранения от всех пригодных к использованию
Списание просроченных запасов	Результат управления запасами	Количество или стоимость товара, списанного из-за истечения срока годности

Последняя строка требует пояснения. Просроченные запасы в той же мере отражают планирование спроса у владельца продукта, что и работу склада. Главный вклад склада здесь в том, чтобы вовремя сообщать о запасах с истекающим сроком годности.

Закрепите определения в договоре

Один и тот же показатель можно рассчитать двумя способами. Точность выполнения заказов считают по заказам или по строкам? С каким временем сравнивают своевременность отгрузки? Если определение остаётся расплывчатым, две стороны смотрят на одну и ту же цифру и делают разные выводы.

Поэтому определение, способ расчёта и периодичность отчётности по каждому показателю прописывают в договоре. Если определение меняется, старые и новые цифры напрямую не сравнивают.

Тенденции важнее отдельных месяцев

Один месяц может ввести в заблуждение. Предпраздничный пик, переход на новую систему или одна очень крупная отгрузка могут сделать месяц лучше или хуже, чем он был на самом деле. Смысл имеет то, как один и тот же показатель меняется от месяца к месяцу.

Когда обе стороны регулярно разбирают цифры вместе, проблемы обсуждаются, пока они ещё небольшие. Если время закрытия отклонений начинает расти, причину можно поднять на следующей встрече.

Целевые значения устанавливают вместе

Мы не приводим здесь целевых значений: правильная цель зависит от продукта, профиля заказов и договора. Целевые значения имеют смысл, когда их устанавливают обе стороны вместе.

Вопросы, которые стоит задать при выборе партнёра по хранению, мы собрали в отдельной статье. Как на складе отслеживают сроки годности, описано в статье FEFO и прослеживаемость по сериям.