¿Cómo se mide el rendimiento de un almacén?

El rendimiento de un almacén se sigue con unas pocas medidas definidas en el contrato y contadas de la misma forma cada mes: precisión de los pedidos, expedición puntual, precisión del inventario, cumplimiento de temperatura, tiempo de cierre de desviaciones y otras. La tendencia importa más que un mes cualquiera.

Decir que un almacén funciona bien es fácil; demostrarlo exige medición. La mayoría de las medidas que se usan para el rendimiento de un almacén son sencillas. Lo difícil es acordar las definiciones y medir de la misma forma cada mes.

¿Qué medidas se usan?

La siguiente tabla recoge medidas habituales y cómo se cuenta cada una. No todos los almacenes necesitan todas. Lo importante es elegir las que reflejan los riesgos reales del trabajo.

Medida	Qué muestra	Cómo se cuenta
Precisión de los pedidos	Si los pedidos se expiden completos y correctos	Pedidos expedidos completos y correctos, como proporción de todos los pedidos expedidos
Expedición puntual	Si se cumple la hora de corte acordada	Pedidos expedidos dentro del plazo acordado tras la hora de corte, como proporción de todos los pedidos
Tiempo de muelle a stock	La rapidez con que la mercancía entrante pasa a ser stock disponible	Tiempo desde la llegada del vehículo hasta que la mercancía figura como disponible en el sistema
Precisión del inventario	Si el stock del sistema coincide con el de la estantería	Ubicaciones sin diferencia en los recuentos cíclicos, como proporción de todas las ubicaciones contadas
Cumplimiento de temperatura	Si la mercancía se mantuvo dentro de su condición	Número de desviaciones y duración de cada una
Tiempo de cierre de desviaciones	La rapidez con que se resuelven los problemas	Tiempo desde que se abre una desviación hasta que se cierra
Tasa de reclamaciones	Los problemas que ve el cliente	Reclamaciones en el período, como proporción de los pedidos expedidos
Tiempo de procesamiento de devoluciones	La rapidez con que se gestionan las devoluciones	Tiempo desde que llega una devolución hasta que se procesa en el sistema
Tasa de daños	La calidad de la manipulación	Unidades encontradas dañadas, como proporción de todas las unidades manipuladas
Aprovechamiento del espacio	Cómo se usa la capacidad	Ubicaciones ocupadas, como proporción de todas las ubicaciones utilizables
Stock caducado dado de baja	El resultado de la gestión del stock	Cantidad o valor de la mercancía dada de baja por haber superado su fecha de caducidad

La última fila merece una aclaración. El stock caducado refleja tanto la planificación de la demanda del propietario del producto como la labor del almacén. La principal aportación del almacén es informar con tiempo del stock próximo a caducar.

Ponga las definiciones en el contrato

La misma medida puede calcularse de dos formas. ¿Se cuenta la precisión de los pedidos por pedido o por línea? ¿Contra qué hora se mide la expedición puntual? Cuando una definición queda ambigua, las dos partes miran la misma cifra y sacan conclusiones distintas.

Por eso la definición, el método de cálculo y la frecuencia de los informes de cada medida se escriben en el contrato. Cuando una definición cambia, las cifras antiguas y las nuevas no se comparan directamente.

Tendencias, no meses sueltos

Un solo mes puede engañar. Un pico previo a una fiesta, una migración de sistema o un envío muy grande pueden hacer que un mes parezca mejor o peor de lo que fue. Lo que tiene significado es cómo se mueve la misma medida a lo largo de los meses.

Cuando las dos partes revisan las cifras juntas con regularidad, los problemas se hablan mientras aún son pequeños. Si los tiempos de cierre de desviaciones empiezan a alargarse, el motivo puede plantearse en la siguiente reunión.

Los objetivos se fijan juntos

Aquí no damos valores objetivo, porque el objetivo adecuado depende del producto, del perfil de pedidos y del contrato. Los objetivos tienen sentido cuando las dos partes los fijan juntas.

Reunimos las preguntas para elegir un socio de almacenamiento en un artículo aparte. Cómo se siguen las fechas de caducidad en el almacén se trata en FEFO y trazabilidad por lote.