Come misurare le prestazioni di un magazzino

Le prestazioni di un magazzino si seguono con alcuni indicatori definiti nel contratto e calcolati allo stesso modo ogni mese: accuratezza degli ordini, spedizione puntuale, accuratezza dell'inventario, conformità di temperatura, tempo di chiusura delle deviazioni e altri. Conta più la tendenza di un singolo mese.

Dire che un magazzino funziona bene è facile: dimostrarlo richiede misurazioni. La maggior parte degli indicatori usati per le prestazioni di magazzino sono semplici. La parte difficile è mettersi d’accordo sulle definizioni e misurare allo stesso modo ogni mese.

Quali indicatori si usano?

La tabella seguente elenca gli indicatori più comuni e come si calcola ciascuno. Non ogni magazzino ha bisogno di tutti. Ciò che conta è scegliere quelli che riflettono i rischi reali del lavoro.

Indicatore	Che cosa mostra	Come si calcola
Accuratezza degli ordini	Se gli ordini vengono spediti completi e corretti	Ordini spediti completi e corretti, come quota di tutti gli ordini spediti
Spedizione puntuale	Se l’orario limite concordato viene rispettato	Ordini spediti entro il tempo concordato dopo l’orario limite, come quota di tutti gli ordini
Tempo dalla banchina alla disponibilità	Quanto rapidamente la merce in entrata diventa scorta disponibile	Tempo dall’arrivo del veicolo al momento in cui la merce risulta disponibile nel sistema
Accuratezza dell’inventario	Se le scorte a sistema corrispondono allo scaffale	Ubicazioni senza differenze nei conteggi a rotazione, come quota di tutte le ubicazioni contate
Conformità di temperatura	Se la merce è rimasta entro la sua condizione	Numero di escursioni e durata di ciascuna
Tempo di chiusura delle deviazioni	Quanto rapidamente si risolvono i problemi	Tempo dall’apertura di una deviazione alla sua chiusura
Tasso di reclami	Problemi visibili al cliente	Reclami nel periodo, come quota degli ordini spediti
Tempo di lavorazione dei resi	Quanto rapidamente vengono gestiti i resi	Tempo dall’arrivo di un reso alla sua lavorazione nel sistema
Tasso di danneggiamento	Qualità della movimentazione	Unità trovate danneggiate, come quota di tutte le unità movimentate
Utilizzo dello spazio	Come viene usata la capacità	Ubicazioni occupate, come quota di tutte le ubicazioni utilizzabili
Scorte scadute svalutate	L’esito della gestione delle scorte	Quantità o valore della merce svalutata perché ha superato la data di scadenza

L’ultima riga merita una nota. Le scorte scadute riflettono la pianificazione della domanda del titolare del prodotto tanto quanto il magazzino. Il contributo principale del magazzino è segnalare per tempo le scorte in avvicinamento alla scadenza.

Mettere le definizioni nel contratto

Lo stesso indicatore può essere calcolato in due modi. L’accuratezza degli ordini si conta per ordine o per riga? Rispetto a quale orario si misura la spedizione puntuale? Quando una definizione resta vaga, le due parti guardano allo stesso numero e traggono conclusioni diverse.

Per questo la definizione, il metodo di calcolo e la frequenza di reportistica di ogni indicatore vengono scritti nel contratto. Quando una definizione cambia, i valori vecchi e nuovi non si confrontano direttamente.

Tendenze, non singoli mesi

Un singolo mese può trarre in inganno. Un picco pre-festivo, una migrazione di sistema o una spedizione molto grande possono far apparire un mese migliore o peggiore di quanto sia stato realmente. Ciò che ha un significato è come lo stesso indicatore si muove nel corso dei mesi.

Quando entrambe le parti rivedono insieme i dati con regolarità, i problemi si discutono mentre sono ancora piccoli. Se i tempi di chiusura delle deviazioni iniziano ad allungarsi, il motivo può essere sollevato al prossimo incontro.

Gli obiettivi si stabiliscono insieme

Qui non vengono indicati valori obiettivo, perché l’obiettivo giusto dipende dal prodotto, dal profilo degli ordini e dal contratto. Gli obiettivi hanno significato quando entrambe le parti li stabiliscono insieme.

Le domande da porsi nella scelta di un partner di stoccaggio sono raccolte in un articolo a parte. Come vengono tracciate le date di scadenza in magazzino è trattato in FEFO e tracciabilità dei lotti.