Como medir o desempenho de um armazém

O desempenho de um armazém acompanha-se com medidas definidas em contrato e contadas sempre da mesma forma todos os meses: exatidão das encomendas, expedição no prazo, exatidão do inventário, cumprimento da temperatura, tempo de fecho de desvios. A tendência importa mais do que qualquer mês isolado.

Dizer que um armazém funciona bem é fácil; demonstrá-lo exige medição. A maioria das medidas usadas para o desempenho de um armazém é simples. A parte difícil é chegar a acordo sobre as definições e medir sempre da mesma forma, todos os meses.

Que medidas se usam?

A tabela abaixo lista medidas comuns e como cada uma se calcula. Nem todos os armazéns precisam de todas elas. O que importa é escolher as que refletem os riscos reais do trabalho.

Medida	O que mostra	Como se calcula
Exatidão das encomendas	Se as encomendas são expedidas completas e corretas	Encomendas expedidas completas e corretas, em percentagem do total de encomendas expedidas
Expedição no prazo	Se a hora limite acordada é cumprida	Encomendas expedidas dentro do prazo acordado após a hora limite, em percentagem do total de encomendas
Tempo de cais a stock	Com que rapidez a mercadoria recebida passa a stock disponível	Tempo desde a chegada do veículo até a mercadoria surgir como disponível no sistema
Exatidão do inventário	Se o stock do sistema corresponde à estante	Localizações sem diferença nas contagens cíclicas, em percentagem do total de localizações contadas
Cumprimento da temperatura	Se a mercadoria se manteve dentro da sua condição	Número de excursões de temperatura e a duração de cada uma
Tempo de fecho de desvios	Com que rapidez os problemas são resolvidos	Tempo desde a abertura de um desvio até ao seu fecho
Taxa de reclamações	Problemas que chegam a ser vistos pelo cliente	Reclamações no período, em percentagem das encomendas expedidas
Tempo de processamento de devoluções	Com que rapidez as devoluções são tratadas	Tempo desde a chegada de uma devolução até ao seu processamento no sistema
Taxa de danos	Qualidade do manuseamento	Unidades encontradas danificadas, em percentagem do total de unidades manuseadas
Ocupação do espaço	Como a capacidade é usada	Localizações ocupadas, em percentagem do total de localizações utilizáveis
Stock expirado abatido	O resultado da gestão de stock	Quantidade ou valor de mercadoria abatida por ter ultrapassado a validade

A última linha merece uma nota. O stock expirado reflete o planeamento da procura do titular do produto tanto quanto o armazém. O principal contributo do armazém é comunicar com antecedência o stock que se aproxima da validade.

Colocar as definições no contrato

A mesma medida pode ser calculada de duas formas. A exatidão das encomendas conta-se por encomenda ou por linha? Contra que hora se mede a expedição no prazo? Quando uma definição fica vaga, as duas partes olham para o mesmo número e tiram conclusões diferentes.

É por isso que a definição, o método de cálculo e a frequência de comunicação de cada medida ficam escritos no contrato. Quando uma definição muda, os valores antigos e novos não se comparam diretamente.

Tendências, não meses isolados

Um único mês pode enganar. Um pico antes de um feriado, uma migração de sistema ou um envio muito grande podem fazer um mês parecer melhor ou pior do que foi. O que tem significado é como a mesma medida evolui ao longo dos meses.

Quando as duas partes revêem os números juntas com regularidade, os problemas discutem-se ainda pequenos. Se o tempo de fecho de desvios começar a alongar-se, o motivo pode ser levantado na reunião seguinte.

As metas definem-se em conjunto

Não damos aqui valores-alvo, porque a meta certa depende do produto, do perfil das encomendas e do contrato. As metas ganham sentido quando as duas partes as definem em conjunto.

Reunimos as perguntas a fazer ao escolher um parceiro de armazenagem num artigo à parte. Como se acompanham as datas de validade no armazém está descrito em FEFO e rastreabilidade de lotes.