Le domande da porsi nella scelta di un partner di stoccaggio

Secondo la GDP europea, un'azienda che esternalizza lo stoccaggio valuta se il partner è competente per il compito. Licenze, mappatura termica, monitoraggio e allarmi, segnalazione delle deviazioni, report, richiami e un piano di uscita sono i temi principali di questa valutazione.

Esternalizzare lo stoccaggio non esternalizza la responsabilità sulla qualità del prodotto. Il capitolo 7 delle linee guida GDP dell’Unione europea, dedicato alle attività esternalizzate, descrive con chiarezza questo rapporto. Il committente valuta la competenza del fornitore incaricato. Un contratto scritto stabilisce i doveri di ciascuna parte. E il fornitore incaricato non trasferisce alcuna parte del lavoro a terzi senza l’approvazione del committente.

Le domande che seguono sono un punto di partenza per questa valutazione. La maggior parte delle risposte dovrebbe essere supportata da un documento.

La struttura e le sue condizioni

Si inizi dal sito stesso:

Quali licenze e certificati possiede, e posso vederne copie aggiornate?
Quando è stata eseguita l’ultima mappatura termica delle aree di stoccaggio? Chiedere di vedere il report è una richiesta normale.
La temperatura è monitorata in continuo? Quando un allarme scatta fuori dall’orario di lavoro, chi viene avvisato e che cosa fa?
Con quale frequenza vengono tarati gli strumenti di monitoraggio?
Che cosa succede in caso di interruzione di corrente, e quali aree copre l’alimentazione di riserva?

Registrazioni e report

In caso di deviazione, come e con quale rapidità sarò informato?
Quali report riceverò, con quale frequenza e in quale formato? Un esempio di report su scorte, temperature e deviazioni rende l’idea concreta.
Come vengono tracciati i numeri di lotto e le date di scadenza, e le scorte ruotano secondo il FEFO?
Per i prodotti che richiedono notifiche İTS o ÜTS, chi le effettua e come?

Quando qualcosa va storto

Come funziona la sua procedura di richiamo? Quando è stata eseguita l’ultima simulazione di richiamo, e che cosa ha rilevato? Il nostro articolo su la preparazione ai richiami illustra che cosa dovrebbe contenere una buona risposta.
Dove vengono tenuti i resi e la merce in quarantena, e come sono separati dal resto delle scorte?
Come viene messa in sicurezza la merce stoccata, e chi è responsabile della sua assicurazione?

Il rapporto in sé

Audit e visite sono benvenuti, e richiedono un preavviso?
Quali sistemi si usano per scambiare ordini e report di magazzino?
Se il contratto termina, come vengono trasferiti le scorte, le registrazioni e i dati? Un piano di uscita è più facile da concordare proprio all’inizio del rapporto.

Una volta firmato il contratto, il rapporto va misurato. Se ne parla in Come misurare le prestazioni di un magazzino, mentre il quadro più ampio è in Che cosa sono le buone pratiche di distribuzione?