أسئلة ينبغي طرحها عند اختيار شريك التخزين

إسناد التخزين إلى جهة خارجية لا يعني إسناد المسؤولية عن جودة المنتج. ويصف الفصل 7 من إرشادات الاتحاد الأوروبي لممارسات التوزيع الجيدة (⁦EU GDP⁩)، الخاص بالأنشطة المُسندة إلى جهات خارجية، هذه العلاقة بوضوح. فمانح العقد يقيّم كفاءة متلقي العقد. وعقد مكتوب يحدد واجبات كل طرف. ولا يُسند متلقي العقد أي جزء من العمل إلى طرف ثالث دون موافقة مانح العقد.

الأسئلة التالية قائمة أولية لهذا التقييم. وينبغي أن يستند معظم الإجابات إلى مستند.

المنشأة وظروفها

ابدؤوا بالموقع نفسه:

• ما التراخيص والشهادات التي لديكم، وهل يمكنني الاطلاع على نسخها السارية؟
• متى رُسمت الخرائط الحرارية لمناطق التخزين آخر مرة؟ وطلب الاطلاع على التقرير طلب عادي.
• هل تُراقب الحرارة باستمرار؟ وعندما ينطلق إنذار خارج ساعات العمل، من يُنبَّه وماذا يفعل؟
• كم مرة تُعايَر أجهزة المراقبة؟
• ماذا يحدث عند انقطاع الكهرباء، وأي المناطق يغذّيها مصدر الطاقة الاحتياطي؟

السجلات والتقارير

• إذا وقع انحراف، فكيف سأُبلَّغ وبأي سرعة؟
• ما التقارير التي سأتسلّمها، وكم مرة، وبأي صيغة؟ ونماذج تقارير المخزون والحرارة والانحرافات تجعل الإجابة ملموسة.
• كيف تُتتبَّع أرقام التشغيلات وتواريخ انتهاء الصلاحية، وهل يدور المخزون وفق ⁦FEFO⁩؟
• في المنتجات التي تتطلب إخطارات في ⁦İTS⁩ أو ⁦ÜTS⁩، من يتولاها وكيف؟

عندما يقع خطأ

• كيف يعمل إجراء الاستدعاء لديكم؟ ومتى أُجري آخر استدعاء تجريبي، وماذا كشف؟ ويتناول مقالنا عن الاستعداد للاستدعاء ما تتضمنه الإجابة الجيدة.
• أين تُحفظ المرتجعات والبضاعة المعزولة، وكيف تُفصل عن بقية المخزون؟
• كيف تُؤمَّن البضاعة المخزَّنة، ومن المسؤول عن التأمين عليها؟

العلاقة نفسها

• هل عمليات التدقيق والزيارات مرحَّب بها، وهل تحتاج إلى إشعار مسبق؟
• ما الأنظمة المستخدمة لتبادل الطلبات وتقارير المخزون؟
• إذا انتهى العقد، فكيف يُسلَّم المخزون والسجلات والبيانات؟ والاتفاق على خطة الخروج أسهل ما يكون في بداية العلاقة.

وبعد توقيع العقد تحتاج العلاقة إلى القياس. ونتناول ذلك في مقال كيف يُقاس أداء المستودع؟، والإطار الأوسع في مقال ما هي ممارسات التوزيع الجيدة؟