Les questions à poser pour choisir un prestataire de stockage

Externaliser le stockage ne revient pas à externaliser la responsabilité de la qualité du produit. Le chapitre 7 des lignes directrices EU GDP, consacré aux activités externalisées, décrit clairement la relation. Le donneur d’ordre évalue la compétence du sous-traitant. Un contrat écrit fixe les obligations de chaque partie. Et le sous-traitant ne confie aucune partie du travail à un tiers sans l’accord du donneur d’ordre.

Les questions ci-dessous forment une première liste pour cette évaluation. La plupart des réponses devraient s’appuyer sur un document.

Le site et ses conditions

Commencez par le site lui-même :

• Quelles autorisations et quels certificats détenez-vous, et puis-je en voir des copies à jour ?
• Quand la dernière cartographie des températures des zones de stockage a-t-elle été réalisée ? Demander à voir le rapport est une requête normale.
• La température est-elle surveillée en continu ? Quand une alarme se déclenche en dehors des heures ouvrées, qui est alerté et que fait-il ?
• À quelle fréquence les équipements de surveillance sont-ils étalonnés ?
• Que se passe-t-il en cas de coupure de courant, et quelles zones l’alimentation de secours dessert-elle ?

Enregistrements et rapports

• En cas d’écart, comment et dans quel délai serai-je informé ?
• Quels rapports recevrai-je, à quelle fréquence et dans quel format ? Des exemples de rapports de stock, de température et d’écarts rendent la réponse concrète.
• Comment les numéros de lot et les dates de péremption sont-ils suivis, et le stock tourne-t-il selon la règle FEFO ?
• Pour les produits soumis à des déclarations İTS ou ÜTS, qui les effectue et comment ?

Quand quelque chose tourne mal

• Comment fonctionne votre procédure de rappel ? À quand remonte la dernière simulation de rappel, et qu’a-t-elle révélé ? Notre article sur la préparation aux rappels détaille ce que contient une bonne réponse.
• Où sont conservés les retours et les produits en quarantaine, et comment sont-ils séparés du reste du stock ?
• Comment les marchandises stockées sont-elles sécurisées, et à qui revient leur assurance ?

La relation elle-même

• Les audits et les visites sont-ils les bienvenus, et faut-il prévenir à l’avance ?
• Quels systèmes servent à échanger les commandes et les rapports de stock ?
• Si le contrat prend fin, comment le stock, les enregistrements et les données sont-ils restitués ? Un plan de sortie se négocie plus facilement au début de la relation.

Une fois le contrat signé, la relation doit être mesurée. Nous traitons ce point dans Comment mesurer la performance d’un entrepôt, et le cadre général dans Que sont les BPD ?