Preguntas para elegir un socio de almacenamiento
Bajo la EU GDP, una empresa que subcontrata el almacenamiento evalúa si su socio es competente para el trabajo. Las licencias, el mapeo de temperaturas, el seguimiento y las alarmas, la notificación de desviaciones, los informes, las retiradas y un plan de salida son los temas principales que cubrir en esa evaluación.
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Este contenido es solo informativo. No constituye una interpretación normativa, una opinión de auditoría ni una instrucción de conservación para su producto. Prevalecen la etiqueta aprobada del producto y las directrices vigentes de la autoridad competente.
Subcontratar el almacenamiento no subcontrata la responsabilidad sobre la calidad del producto. El capítulo 7 de las directrices EU GDP, sobre actividades subcontratadas, describe la relación con claridad. El contratante evalúa la competencia del contratista. Un contrato por escrito fija las obligaciones de cada parte. Y el contratista no traspasa ninguna parte del trabajo a un tercero sin la aprobación del contratante.
Las preguntas siguientes son una lista de partida para esa evaluación. La mayoría de las respuestas deberían poder respaldarse con un documento.
Las instalaciones y sus condiciones
Empiece por el propio centro:
- ¿Qué licencias y certificados tiene, y puedo ver copias vigentes?
- ¿Cuándo se hizo el último mapeo de temperaturas de las zonas de almacenamiento? Pedir ver el informe es una petición normal.
- ¿Se controla la temperatura de forma continua? Cuando salta una alarma fuera del horario laboral, ¿a quién se avisa y qué hace esa persona?
- ¿Con qué frecuencia se calibran los equipos de seguimiento?
- ¿Qué ocurre en un corte de suministro eléctrico, y a qué zonas llega la alimentación de respaldo?
Registros e informes
- Si hay una desviación, ¿cómo y con qué rapidez se me informará?
- ¿Qué informes voy a recibir, con qué frecuencia y en qué formato? Unos informes de muestra de stock, temperatura y desviaciones lo dejan claro.
- ¿Cómo se siguen los números de lote y las fechas de caducidad, y el stock rota por FEFO?
- Para los productos que necesitan notificaciones al İTS o al ÜTS, ¿quién las hace y cómo?
Cuando algo sale mal
- ¿Cómo funciona su procedimiento de retirada? ¿Cuándo fue el último simulacro de retirada, y qué encontró? Nuestro artículo sobre preparación ante retiradas explica qué debe incluir una buena respuesta.
- ¿Dónde se guardan las devoluciones y la mercancía en cuarentena, y cómo se separan del resto del stock?
- ¿Cómo se protege la mercancía almacenada, y quién es responsable de asegurarla?
La relación en sí misma
- ¿Se aceptan auditorías y visitas, y necesitan aviso previo?
- ¿Qué sistemas se usan para intercambiar pedidos e informes de stock?
- Si el contrato termina, ¿cómo se entregan el stock, los registros y los datos? Un plan de salida es más fácil de acordar cuando la relación está empezando.
Una vez firmado el contrato, la relación necesita medirse. Lo tratamos en Cómo se mide el rendimiento de un almacén, y el marco más amplio en ¿Qué son las GDP?
Referencias
- European Commission, EU GDP Guidelines (2013/C 343/01), chapter 7
Solo informativo; no es una interpretación normativa ni una instrucción de conservación.