Какие вопросы задать при выборе партнёра по хранению

По EU GDP компания, передающая хранение на аутсорсинг, оценивает, компетентен ли её партнёр для этой работы. Основные темы такой оценки: лицензии, температурное картирование, мониторинг и сигнализация, сообщения об отклонениях, отчёты, отзыв и план выхода.

Передав хранение на аутсорсинг, компания не передаёт вместе с ним ответственность за качество продукта. Глава 7 руководства EU GDP, посвящённая деятельности, переданной на аутсорсинг, чётко описывает эти отношения. Заказчик оценивает компетентность исполнителя. Письменный договор устанавливает обязанности каждой стороны. Исполнитель не передаёт никакую часть работы третьей стороне без одобрения заказчика.

Вопросы ниже можно использовать как исходный список для такой оценки. Большинство ответов должно подтверждаться документами.

Площадка и условия хранения

Начните с самой площадки:

Какие у вас есть лицензии и сертификаты и можно ли посмотреть их действующие копии?
Когда в последний раз проводилось температурное картирование зон хранения? Просьба показать отчёт вполне обычна.
Ведётся ли непрерывный мониторинг температуры? Если сигнализация срабатывает в нерабочее время, кого оповещают и что этот человек делает?
Как часто калибруют оборудование для мониторинга?
Что происходит при отключении электроэнергии и какие зоны обеспечивает резервное питание?

Записи и отчёты

Если произойдёт отклонение, как и насколько быстро мне об этом сообщат?
Какие отчёты я буду получать, как часто и в каком формате? Образцы отчётов об остатках, температуре и отклонениях делают разговор предметным.
Как отслеживаются номера серий и сроки годности и расходуются ли запасы по FEFO?
Кто и как передаёт сведения в İTS или ÜTS для продуктов, которым это требуется?

Если что-то пошло не так

Как устроена ваша процедура отзыва? Когда проводился последний пробный отзыв и что он выявил? Что должен включать хороший ответ, мы описываем в статье о готовности к отзыву.
Где хранятся возвраты и товар в карантине и как их отделяют от остальных запасов?
Как обеспечивается охрана товара на хранении и кто отвечает за его страхование?

Как строится сотрудничество

Приветствуются ли аудиты и посещения и нужно ли о них предупреждать заранее?
Через какие системы идёт обмен заказами и отчётами об остатках?
Если действие договора прекратится, как будут переданы запасы, записи и данные? План выхода проще всего согласовать в начале сотрудничества.

После подписания договора сотрудничество нужно измерять. Об этом мы рассказываем в статье Как измерять эффективность работы склада, а общие рамки описываем в статье Что такое GDP?