Stok yeni bir depoya nasıl taşınır?

Depo değiştirmek dışarıdan bakınca paletleri bir yerden alıp başka bir yere koymak gibi görünür. İlaç ve tıbbi ürünlerde asıl iş kayıtlardadır: hangi partiden kaç adet, hangi statüde, hangi koşulda taşındı ve nereye yerleşti. Bu yazı, geçişi güvenle yapmak için adımları sırayla anlatıyor.

Planlama: tarih, pencere ve iletişim

İlk karar geçiş tarihidir. Stok hareketlerinin durdurulacağı ya da azaltılacağı bir pencere belirlenir ve müşterilere, tedarikçilere önceden bildirilir. Bekleyen siparişler, planlı girişler ve iadeler için kimin neyi nereye göndereceği yazılı olarak netleşir.

Yeni depo ürün gelmeden hazır olmalı

Yeni alan, ürünler gelmeden önce saklama koşullarına uygun hale getirilir. AB GDP kılavuzu, depolama alanında kullanılmaya başlanmadan önce sıcaklık haritalaması yapılmasını ister; haritalamayı ayrı bir yazıda anlattık. Sürekli izleme ve alarm düzeni ilk palet gelmeden çalışıyor olmalıdır.

Sistem tarafı da hazır olmalıdır. Ürün kartları, saklama koşulları, müşteri bilgileri ve özellikle parti ile son kullanma tarihi verileri yeni sisteme aktarılır ve kontrol edilir. Hatalı aktarılan tek bir son kullanma tarihi, FEFO düzenini sessizce bozabilir.

Taşımadan önce: sayım ve eşleştirme

Eski depoda stok parti, son kullanma tarihi ve statü bazında sayılır ve sistemle eşleştirilir. Statü önemlidir: satılabilir, karantinadaki ve reddedilmiş stok birbirine karışmamalıdır. Son kullanma tarihi geçmiş ya da reddedilmiş ürünlerin taşınıp taşınmayacağına ürün sahibi karar verir.

Taşıma sırasında

Ürünler etiket koşulunda taşınır ve taşıma boyunca kayıt tutulur; AB GDP kılavuzu taşıma sırasında gereken koşulların korunmasını ister. Karantinadaki ürünlerin statüsü taşımada da korunur: bu ürünler ayrı işaretlenir ve yeni depoda doğrudan karantina alanına alınır.

Yeni depoda: sayım, fark ve satışa açma

Gelen ürünler sayılır ve eski depodaki kayıtlarla eşleştirilir. Farklar araştırılır ve kayda geçer. Ürün, bu eşleştirme tamamlanmadan satışa açılmaz. Türkiye’de İTS kapsamındaki ilaçlarda ürün hareketleri sistemin gerektirdiği şekilde kaydedilir; İTS’nin depodaki yerini ayrıca anlattık.

Geçişten sonra

İlk haftalarda sipariş doğruluğu, zamanında sevkiyat ve stok doğruluğu yakından izlenir, çünkü geçişten kaynaklanan hatalar genellikle bu dönemde görünür. Depo performansının nasıl ölçüldüğünü anlatan yazı bu takip için bir çerçeve sunar. Eski depoya ait kayıtlar da saklama süreleri boyunca erişilebilir tutulur.