اسٹاک کو نئے گودام میں منتقل کرنا

باہر سے دیکھیں تو گودام بدلنا ایسا لگتا ہے جیسے ایک جگہ سے پیلیٹس اٹھا کر دوسری جگہ رکھ دیے جائیں۔ ادویات اور طبی مصنوعات کے ساتھ اصل کام ریکارڈ میں ہوتا ہے: کس بیچ کی کتنی اکائیاں، کس صورتحال میں اور کن حالات میں منتقل ہوئیں، اور وہ کہاں پہنچیں۔ یہ مضمون محفوظ منتقلی کے مراحل بیان کرتا ہے۔

منصوبہ بندی: تاریخ، وقفہ اور آگاہی

پہلا فیصلہ منتقلی کی تاریخ کا ہے۔ ایک ایسا وقفہ طے کیا جاتا ہے جس میں اسٹاک کی نقل و حرکت رک جائے یا سست پڑ جائے، اور کلائنٹس اور سپلائرز کو پیشگی بتا دیا جاتا ہے۔ کھلے آرڈرز، طے شدہ وصولیوں اور واپسیوں کے لیے، کون کیا کہاں بھیجے گا، یہ تحریری طور پر طے کیا جاتا ہے۔

مال پہنچنے سے پہلے نئی سائٹ تیار

کوئی بھی پروڈکٹ پہنچنے سے پہلے نئی جگہ کو ذخیرہ کاری کے حالات کے مطابق تیار کر لیا جاتا ہے۔ ⁦EU GDP⁩ رہنما خطوط کا تقاضا ہے کہ ذخیرہ کاری کی جگہ استعمال میں لانے سے پہلے اس کی درجۂ حرارت کی نقشہ سازی کی جائے؛ نقشہ سازی ہم ایک الگ مضمون میں بیان کرتے ہیں۔ پہلا پیلیٹ آنے سے پہلے مسلسل نگرانی اور الارم چل رہے ہونے چاہئیں۔

سسٹم کو بھی تیار ہونا چاہیے۔ پروڈکٹ کا ماسٹر ڈیٹا، ذخیرہ کاری کے حالات، کلائنٹ کی تفصیلات اور سب سے بڑھ کر بیچ اور میعاد کا ڈیٹا نئے سسٹم میں لوڈ کر کے جانچا جاتا ہے۔ ایک غلط درج شدہ میعاد کی تاریخ خاموشی سے ⁦FEFO⁩ کی ترتیب توڑ سکتی ہے۔

منتقلی سے پہلے: گنتی اور مطابقت

پرانی سائٹ پر، اسٹاک کو بیچ، میعاد ختم ہونے کی تاریخ اور صورتحال کے مطابق گنا اور سسٹم سے ملایا جاتا ہے۔ صورتحال اہم ہے: قابلِ فروخت، قرنطینہ شدہ اور مسترد اسٹاک کبھی نہیں ملنے چاہئیں۔ میعاد ختم یا مسترد مال کو منتقل کیا بھی جائے یا نہیں، یہ فیصلہ پروڈکٹ کے مالک کا ہے۔

سفر کے دوران

مال اپنی لیبل کی شرط میں سفر کرتا ہے اور پورے راستے ریکارڈ رکھا جاتا ہے؛ ⁦EU GDP⁩ رہنما خطوط کا تقاضا ہے کہ نقل و حمل کے دوران درکار حالات برقرار رکھے جائیں۔ قرنطینہ شدہ مال راستے میں بھی اپنی صورتحال برقرار رکھتا ہے: اسے الگ نشان زد کیا جاتا ہے اور یہ سیدھا نئی سائٹ کے قرنطینہ ایریا میں جاتا ہے۔

نئی سائٹ پر: گنتی، فرق اور اجراء

آنے والے مال کو گنا جاتا ہے اور پرانی سائٹ کے ریکارڈ سے ملایا جاتا ہے۔ فرق کی تحقیقات کی جاتی ہے اور اسے ریکارڈ کیا جاتا ہے۔ جب تک مطابقت مکمل نہ ہو، کچھ بھی فروخت کے لیے جاری نہیں کیا جاتا۔ ترکی میں سیریلائزڈ ادویات کے لیے، نقل و حرکت سسٹم کے تقاضے کے مطابق ⁦İTS⁩ میں ریکارڈ کی جاتی ہے؛ گودام میں ⁦İTS⁩ ہم الگ سے بیان کرتے ہیں۔

منتقلی کے بعد

پہلے ہفتوں میں، آرڈر کی درستی، وقت پر اخراج اور اسٹاک کی درستی پر گہری نظر رکھی جاتی ہے، کیونکہ منتقلی کی وجہ سے ہونے والی غلطیاں عام طور پر اسی عرصے میں سامنے آتی ہیں۔ گودام کے ⁦KPIs⁩ پر ہمارا مضمون اس پیروی کے لیے ایک فریم ورک دیتا ہے۔ پرانی سائٹ کے ریکارڈ اتنی ہی مدت تک قابلِ رسائی رہتے ہیں جتنی انہیں رکھا جانا ضروری ہو۔