Mudar stock para um novo armazém

Visto de fora, mudar de armazém parece consistir em levantar paletes num lugar e pousá-las noutro. Com medicamentos e produtos médicos, o verdadeiro trabalho está nos registos: quantas unidades de que lote, em que estado e em que condição foram movidas, e onde acabaram. Este artigo define as etapas para uma mudança segura.

Planeamento: data, janela e comunicação

A primeira decisão é a data de transição. Define-se uma janela em que os movimentos de stock param ou abrandam, e os clientes e fornecedores são avisados com antecedência. Para encomendas em aberto, receções planeadas e devoluções, acorda-se por escrito quem envia o quê para onde.

O novo local está pronto antes de a mercadoria chegar

O novo espaço é preparado para cumprir as condições de armazenamento antes de qualquer produto chegar. As diretrizes EU GDP pedem um mapeamento de temperatura de uma área de armazenamento antes de esta entrar em uso; descrevemos o mapeamento num artigo à parte. A monitorização contínua e os alarmes devem já estar a funcionar antes de a primeira palete entrar.

O sistema também tem de estar pronto. Os dados mestre dos produtos, as condições de armazenamento, os dados dos clientes e, acima de tudo, os dados de lote e validade são carregados no novo sistema e verificados. Uma única data de validade introduzida de forma errada pode quebrar silenciosamente a ordem FEFO.

Antes da mudança: contar e reconciliar

No local antigo, o stock é contado por lote, data de validade e estado, e reconciliado com o sistema. O estado importa: o stock vendável, o stock em quarentena e o stock rejeitado não se podem misturar. Se a mercadoria expirada ou rejeitada é sequer movida é uma decisão do titular do produto.

Em trânsito

A mercadoria viaja na condição do rótulo e mantêm-se registos ao longo de todo o percurso; as diretrizes EU GDP pedem que as condições exigidas se mantenham durante o transporte. A mercadoria em quarentena mantém o seu estado pelo caminho: fica marcada em separado e vai diretamente para a área de quarentena no novo local.

No novo local: contagem, diferenças e libertação

A mercadoria recebida é contada e reconciliada com os registos do local antigo. As diferenças são investigadas e registadas. Nada é libertado para venda até a reconciliação estar completa. Para medicamentos serializados na Turquia, os movimentos ficam registados no İTS conforme o sistema exige; explicamos o İTS no armazém em separado.

Depois da mudança

Nas primeiras semanas, a exatidão das encomendas, a expedição no prazo e a exatidão do inventário são acompanhadas de perto, porque os erros causados por uma mudança costumam surgir nesse período. O nosso artigo sobre KPI de armazém dá um enquadramento para esse acompanhamento. Os registos do local antigo continuam acessíveis durante todo o tempo em que têm de ser guardados.