Chuyển tồn kho sang một kho hàng mới

Nhìn từ bên ngoài, việc đổi kho hàng trông như chỉ là nhấc pallet lên ở nơi này và đặt xuống ở nơi khác. Với thuốc và sản phẩm y tế, phần việc thực sự nằm ở hồ sơ: bao nhiêu đơn vị của lô nào, ở trạng thái nào và trong điều kiện nào đã được di chuyển, và chúng kết thúc ở đâu. Bài viết này trình bày các bước để thực hiện một lần chuyển kho an toàn.

Lập kế hoạch: ngày, khung thời gian và thông báo

Quyết định đầu tiên là ngày chuyển đổi. Một khung thời gian được ấn định, trong đó hoạt động xuất nhập hàng dừng lại hoặc chậm lại, và khách hàng cùng nhà cung cấp được thông báo trước. Với các đơn hàng đang mở, hàng dự kiến nhận và hàng trả về, ai gửi gì đến đâu cần được thống nhất bằng văn bản.

Địa điểm mới sẵn sàng trước khi hàng đến

Không gian mới được đưa lên đúng điều kiện bảo quản trước khi bất kỳ sản phẩm nào đến nơi. Hướng dẫn GDP của EU yêu cầu một khu vực lưu kho phải được lập bản đồ nhiệt độ trước khi đưa vào sử dụng. Giám sát liên tục và cảnh báo cần được vận hành trước khi pallet đầu tiên được đưa vào.

Hệ thống cũng cần sẵn sàng. Dữ liệu gốc về sản phẩm, điều kiện bảo quản, thông tin khách hàng và trên hết là dữ liệu lô cùng hạn sử dụng được nạp vào hệ thống mới và kiểm tra lại. Chỉ một hạn sử dụng nhập sai cũng có thể âm thầm phá vỡ thứ tự FEFO.

Trước khi chuyển: kiểm đếm và đối chiếu

Tại địa điểm cũ, tồn kho được kiểm đếm theo lô, hạn sử dụng và trạng thái, rồi đối chiếu với hệ thống. Trạng thái rất quan trọng: hàng có thể bán, hàng cách ly và hàng bị loại bỏ không được trộn lẫn với nhau. Việc có di chuyển hàng hết hạn hoặc hàng bị loại bỏ hay không là quyết định của chủ sở hữu sản phẩm.

Trong quá trình vận chuyển

Hàng hóa di chuyển theo đúng điều kiện ghi trên nhãn và hồ sơ được lưu giữ trong suốt quá trình; hướng dẫn GDP của EU yêu cầu các điều kiện cần thiết phải được duy trì trong vận chuyển. Hàng đang cách ly giữ nguyên trạng thái đó trên đường đi: chúng được đánh dấu riêng và đưa thẳng vào khu vực cách ly tại địa điểm mới.

Tại địa điểm mới: kiểm đếm, chênh lệch và giải phóng hàng

Hàng nhập vào được kiểm đếm và đối chiếu với hồ sơ từ địa điểm cũ. Chênh lệch được điều tra và ghi lại. Không có hàng nào được giải phóng để bán cho đến khi việc đối chiếu hoàn tất. Với thuốc đã seri hóa tại Thổ Nhĩ Kỳ, các chuyển động được ghi nhận trong İTS theo đúng yêu cầu của hệ thống; chúng tôi trình bày İTS trong kho hàng ở một bài viết riêng.

Sau khi chuyển kho

Trong những tuần đầu tiên, độ chính xác đơn hàng, xuất hàng đúng hẹn và độ chính xác tồn kho được theo dõi sát sao, vì các lỗi phát sinh từ việc chuyển kho thường lộ ra trong giai đoạn đó. Bài viết của chúng tôi về KPI kho hàng cung cấp một khuôn khổ cho việc theo dõi đó. Hồ sơ của địa điểm cũ vẫn được lưu giữ và truy cập được trong suốt thời gian bắt buộc phải lưu.