Trasladar el stock a un almacén nuevo

Visto desde fuera, cambiar de almacén parece consistir en recoger palés en un sitio y dejarlos en otro. Con medicamentos y productos médicos, el trabajo real está en los registros: cuántas unidades de qué lote, en qué estado y en qué condición se movieron, y dónde terminaron. Este artículo expone los pasos para un traslado seguro.

Planificación: fecha, ventana y comunicación

La primera decisión es la fecha de cambio. Se fija una ventana en la que los movimientos de stock se detienen o se ralentizan, y se avisa con antelación a clientes y proveedores. Para los pedidos abiertos, las recepciones previstas y las devoluciones, se acuerda por escrito quién envía qué y adónde.

El nuevo centro está listo antes de que llegue la mercancía

El nuevo espacio se lleva a las condiciones de almacenamiento antes de que llegue ningún producto. Las directrices EU GDP piden un mapeo de temperaturas de una zona de almacenamiento antes de ponerla en uso; describimos el mapeo en un artículo aparte. El seguimiento continuo y las alarmas deben estar funcionando antes de que entre el primer palé.

El sistema también tiene que estar listo. Los datos maestros de producto, las condiciones de almacenamiento, los datos de los clientes y, sobre todo, los datos de lote y caducidad se cargan en el nuevo sistema y se comprueban. Una sola fecha de caducidad introducida mal puede romper en silencio el orden FEFO.

Antes del traslado: contar y conciliar

En el centro antiguo, el stock se cuenta por lote, fecha de caducidad y estado, y se concilia con el sistema. El estado importa: el stock vendible, el que está en cuarentena y el rechazado no deben mezclarse. Si la mercancía caducada o rechazada se traslada o no es una decisión del propietario del producto.

Durante el trayecto

La mercancía viaja en la condición de su etiqueta y se mantienen registros durante todo el trayecto; las directrices EU GDP piden que las condiciones requeridas se mantengan durante el transporte. La mercancía en cuarentena conserva su estado por el camino: se marca por separado y pasa directamente a la zona de cuarentena en el nuevo centro.

En el nuevo centro: recuento, diferencias y liberación

La mercancía entrante se cuenta y se concilia con los registros del centro antiguo. Las diferencias se investigan y se registran. Nada se libera para la venta hasta que la conciliación está completa. Para los medicamentos serializados en Türkiye, los movimientos se registran en el İTS como exige el sistema; explicamos el İTS en el almacén por separado.

Después del traslado

En las primeras semanas se vigilan de cerca la precisión de los pedidos, la expedición puntual y la precisión del inventario, porque los errores causados por un traslado suelen salir a la luz en ese período. Nuestro artículo sobre los KPI de almacén ofrece un marco para ese seguimiento. Los registros del centro antiguo siguen siendo accesibles durante todo el tiempo que deban conservarse.