Transférer un stock vers un nouvel entrepôt

Vu de l’extérieur, changer d’entrepôt revient à prendre des palettes à un endroit pour les poser à un autre. Pour les médicaments et les produits médicaux, le vrai travail est dans les enregistrements : combien d’unités de quel lot, avec quel statut et dans quelle condition ont été déplacées, et où elles ont abouti. Cet article détaille les étapes d’un transfert sûr.

Planification : date, période et communication

La première décision est la date de bascule. On fixe une période pendant laquelle les mouvements de stock s’arrêtent ou ralentissent, et les clients comme les fournisseurs sont prévenus à l’avance. Pour les commandes en cours, les réceptions prévues et les retours, on convient par écrit de qui envoie quoi, et où.

Le nouveau site est prêt avant l’arrivée des produits

Le nouvel espace est mis en conformité avec les conditions de stockage avant l’arrivée du moindre produit. Les lignes directrices EU GDP demandent une cartographie des températures d’une zone de stockage avant son utilisation ; nous décrivons la cartographie dans un article dédié. La surveillance continue et les alarmes doivent fonctionner avant l’entrée de la première palette.

Le système doit être prêt lui aussi. Les données de base des produits, les conditions de stockage, les coordonnées des clients et surtout les données de lot et de péremption sont chargées dans le nouveau système et vérifiées. Une seule date de péremption mal saisie peut rompre discrètement l’ordre FEFO.

Avant le transfert : compter et rapprocher

Sur l’ancien site, le stock est compté par lot, date de péremption et statut, puis rapproché du système. Le statut compte : stock vendable, stock en quarantaine et stock refusé ne doivent pas se mélanger. C’est au propriétaire du produit de décider si les produits périmés ou refusés sont transférés ou non.

Pendant le transport

Les produits voyagent dans la condition de leur étiquetage, et des enregistrements sont tenus tout au long du trajet ; les lignes directrices EU GDP demandent que les conditions requises soient maintenues pendant le transport. Les produits en quarantaine gardent leur statut en route : ils sont identifiés à part et entrent directement en zone de quarantaine sur le nouveau site.

Sur le nouveau site : comptage, différences et mise en vente

Les produits reçus sont comptés et rapprochés des enregistrements de l’ancien site. Les différences font l’objet d’une investigation et sont enregistrées. Rien n’est mis en vente avant la fin du rapprochement. Pour les médicaments sérialisés en Turquie, les mouvements sont enregistrés dans l’İTS comme le système l’exige ; nous présentons l’İTS à l’entrepôt à part.

Après le transfert

Pendant les premières semaines, l’exactitude des commandes, l’expédition dans les délais et la fiabilité des stocks sont suivies de près, car les erreurs dues à un transfert apparaissent généralement dans cette période. Notre article sur les KPI d’entrepôt propose un cadre pour ce suivi. Les enregistrements de l’ancien site restent accessibles pendant toute la durée où ils doivent être conservés.