Il trasferimento delle scorte in un nuovo magazzino

Vista dall’esterno, cambiare magazzino sembra semplicemente prelevare pallet in un posto e depositarli in un altro. Con farmaci e prodotti medicali il vero lavoro sta nelle registrazioni: quante unità di quale lotto, in quale stato e in quale condizione sono state spostate, e dove sono arrivate. Questo articolo espone i passaggi per un trasferimento sicuro.

Pianificazione: data, finestra e comunicazione

La prima decisione è la data di passaggio. Si stabilisce una finestra in cui i movimenti di scorte si fermano o rallentano, e clienti e fornitori vengono informati in anticipo. Per gli ordini aperti, i ricevimenti pianificati e i resi, chi invia che cosa e dove viene concordato per iscritto.

Il nuovo sito è pronto prima dell’arrivo della merce

Il nuovo spazio viene portato alle condizioni di stoccaggio richieste prima che arrivi qualsiasi prodotto. Le linee guida GDP dell’Unione europea chiedono una mappatura termica di un’area di stoccaggio prima che sia messa in uso; la mappatura è descritta in un articolo a parte. Il monitoraggio continuo e gli allarmi dovrebbero essere già attivi prima che arrivi il primo pallet.

Anche il sistema deve essere pronto. I dati anagrafici di prodotto, le condizioni di stoccaggio, i dati dei clienti e soprattutto i dati di lotto e scadenza vengono caricati nel nuovo sistema e verificati. Una singola data di scadenza inserita in modo errato può silenziosamente rompere l’ordine FEFO.

Prima del trasferimento: conteggio e riconciliazione

Nel vecchio sito, le scorte vengono contate per lotto, data di scadenza e stato, e riconciliate con il sistema. Lo stato conta: le scorte vendibili, in quarantena e respinte non devono mescolarsi. Se la merce scaduta o respinta debba essere trasferita o meno è una decisione del titolare del prodotto.

Durante il trasporto

La merce viaggia nella condizione indicata in etichetta e le registrazioni vengono mantenute per tutto il tragitto; le linee guida GDP dell’Unione europea chiedono che le condizioni richieste siano mantenute durante il trasporto. La merce in quarantena conserva il proprio stato durante il tragitto: viene contrassegnata separatamente e va direttamente nell’area di quarantena del nuovo sito.

Nel nuovo sito: conteggio, differenze e rilascio

La merce in arrivo viene contata e riconciliata con le registrazioni del vecchio sito. Le differenze vengono indagate e registrate. Nulla viene rilasciato per la vendita finché la riconciliazione non è completa. Per i farmaci serializzati in Türkiye, i movimenti vengono registrati nell’İTS come richiesto dal sistema; l’İTS in magazzino è spiegato separatamente.

Dopo il trasferimento

Nelle prime settimane, l’accuratezza degli ordini, la spedizione puntuale e l’accuratezza dell’inventario vengono seguite da vicino, perché gli errori causati da un trasferimento emergono di solito in quel periodo. Il nostro articolo sui KPI di magazzino fornisce uno schema per questo monitoraggio. Le registrazioni del vecchio sito restano accessibili per tutto il tempo in cui devono essere conservate.