نقل المخزون إلى مستودع جديد

يبدو تغيير المستودع من الخارج مجرد رفع منصّات من مكان ووضعها في مكان آخر. أما في الأدوية والمنتجات الطبية فالعمل الحقيقي في السجلات: كم وحدة من أي تشغيلة، وفي أي حالة، وفي أي ظروف نُقلت، وأين استقرت. ويعرض هذا المقال خطوات الانتقال الآمن.

التخطيط: الموعد والنافذة الزمنية والتواصل

القرار الأول هو موعد الانتقال. وتُحدَّد نافذة زمنية تتوقف فيها حركات المخزون أو تتباطأ، ويُبلَّغ العملاء والموردون مسبقًا. وبالنسبة إلى الطلبات المفتوحة والاستلامات المخطط لها والمرتجعات، يُتفق كتابةً على من يرسل ماذا وإلى أين.

الموقع الجديد جاهز قبل وصول البضاعة

تُهيّأ المساحة الجديدة لظروف التخزين قبل وصول أي منتج. وتطلب إرشادات الاتحاد الأوروبي لممارسات التوزيع الجيدة (⁦EU GDP⁩) رسم الخريطة الحرارية لمنطقة التخزين قبل استخدامها، ونصف رسم الخرائط الحرارية في مقال مستقل. وينبغي أن تكون المراقبة المستمرة والإنذارات قيد التشغيل قبل دخول أول منصّة.

ويجب أن يكون النظام جاهزًا أيضًا. فالبيانات الرئيسية للمنتجات، وظروف التخزين، وبيانات العملاء، وقبل كل شيء بيانات التشغيلات وتواريخ انتهاء الصلاحية، تُحمَّل في النظام الجديد وتُفحص. وتاريخ انتهاء صلاحية واحد أُدخل خطأً قد يُفسد ترتيب ⁦FEFO⁩ دون أن يلاحظ أحد.

قبل النقل: الجرد والمطابقة

في الموقع القديم يُجرد المخزون حسب التشغيلة وتاريخ انتهاء الصلاحية والحالة، ويُطابَق مع النظام. والحالة مهمة: يجب ألا يختلط المخزون القابل للبيع والمعزول والمرفوض. أما نقل البضاعة المنتهية الصلاحية أو المرفوضة من الأساس فقرار يعود إلى مالك المنتج.

أثناء النقل

تُنقل البضاعة في ظروف ملصقها، وتُحفظ السجلات طوال الرحلة، فإرشادات ⁦EU GDP⁩ تطلب الحفاظ على الظروف المطلوبة أثناء النقل. وتحتفظ البضاعة المعزولة بحالتها في الطريق: فتُعلَّم بشكل منفصل، وتدخل مباشرة إلى منطقة العزل في الموقع الجديد.

في الموقع الجديد: الجرد والفروق والإفراج

تُجرد البضاعة الواردة وتُطابَق مع سجلات الموقع القديم. ويُحقَّق في الفروق وتُسجَّل. ولا يُفرج عن أي شيء للبيع قبل اكتمال المطابقة. وفي الأدوية ذات الأرقام التسلسلية في تركيا، تُسجَّل الحركات في نظام ⁦İTS⁩ كما يقتضي النظام، ونشرح نظام ⁦İTS⁩ في المستودع بشكل منفصل.

بعد الانتقال

في الأسابيع الأولى تُراقب دقة الطلبات والشحن في الموعد ودقة المخزون عن كثب، لأن الأخطاء الناتجة عن الانتقال تظهر عادةً في هذه الفترة. ويقدّم مقالنا عن مؤشرات أداء المستودع (⁦KPI⁩) إطارًا لهذه المتابعة. وتبقى سجلات الموقع القديم متاحة طوال المدة التي يجب الاحتفاظ بها فيها.